- Cine întocmește, vizează și aprobă fiecare document, cu limite valorice și regula celor două semnături
- Înlocuitori în absență, semnătura electronică, ștampila, răspunderea (art. 6 din Legea 82/1991)
- Anexă: fișa specimenelor de semnătură, cu luare la cunoștință, plus instrucțiuni
- 4 pagini, Word + PDF. Îl descarci pe loc și îl primești pe email, cu factură
Plătești cu cardul, Apple Pay sau Google Pay, prin NETOPIA Payments.
Specimenul de semnătură e mostra semnăturii unei persoane, cu care cineva compară mai târziu semnăturile de pe acte. Într-o firmă, specimenele au sens împreună cu o regulă scrisă: cine întocmește un document, cine îl verifică, cine îl aprobă și până la ce sumă. Modelul de aici e decizia administratorului care stabilește aceste lucruri, cu fișa specimenelor de semnătură anexată, în Word și PDF.
Unde se mai cere specimenul de semnătură
La Registrul Comerțului, specimenul nu mai face parte din dosarul de înmatriculare din noiembrie 2022, după Legea nr. 265/2022. La bancă, pentru contul firmei, se completează fișa de specimene a băncii, pe formularul ei. Când un terț cere un specimen legalizat, acesta se dă personal la notar. Fișa din model e un document intern: îi arată contabilului, casierului și gestionarului ale cui semnături sunt valabile pe documentele firmei și le permite să le verifice.
De ce o decizie scrisă
Legea contabilității spune la art. 6 că documentele justificative angajează răspunderea celor care le-au întocmit, vizat și aprobat. Fără o decizie, nu e clar cine răspunde pentru o dispoziție de plată sau pentru un NIR, iar la un control sau la o pagubă discuția începe de la zero. Decizia mai face un lucru simplu: stabilește că nimeni nu își aprobă singur propriul decont și că plățile mari au nevoie de două semnături.
Ce conține modelul
Persoanele desemnate, cu funcția, documentele pe care le semnează, calitatea (întocmește, vizează sau aprobă) și limita valorică. Cine semnează contractele, documentele de casă, operațiunile bancare, facturile și recepția, documentele de gestiune, actele de personal și declarațiile fiscale. Regula celor două semnături, înlocuirea în absență, semnătura electronică și ștampila, care nu mai e obligatorie. Răspunderea, inclusiv interdicția de a semna în locul altcuiva. În anexă, fișa specimenelor, cu două specimene pe persoană, înlocuitorul și luarea la cunoștință, plus o pagină de instrucțiuni.
Dreptul de semnătură și dreptul de reprezentare
Administratorul reprezintă firma prin lege și prin actul constitutiv. Celelalte persoane din decizie semnează doar documentele și sumele trecute acolo. Dacă un angajat trebuie să încheie un contract sau să ridice o marfă în numele firmei, îi trebuie o împuternicire de la firmă. Pentru o sarcină întreagă trecută de la administrator la altcineva există decizia de delegare a atribuțiilor.
Greșeli frecvente
Fișa de specimene semnată o singură dată, la înființare, și neactualizată după plecarea casierului. Limite valorice trecute „la liber”, fără legătură cu plățile reale. Aceeași persoană care întocmește, vizează și aprobă o plată către ea însăși. Și confuzia cu fișa băncii: schimbarea persoanelor în decizie nu schimbă nimic la bancă până nu o anunți acolo.
Exemplu completat
Ce spun clienții despre modele
Întrebări frecvente
Mai trebuie specimen de semnătură la Registrul Comerțului?
Nu. Din noiembrie 2022, după Legea nr. 265/2022, specimenul nu mai face parte din dosarul de înmatriculare. Cine reprezintă firma se vede în certificatul constatator.
Fișa din model ține loc de specimenul de la bancă?
Nu. Banca folosește propria fișă de specimene. Decizia stabilește regulile interne ale firmei; dacă schimbi persoanele, anunță și banca.
E obligatorie o astfel de decizie?
Legea nu impune un formular, dar cere ca documentele justificative să poarte semnăturile celor care le întocmesc, le vizează și le aprobă. Decizia arată cine sunt aceștia și ajută la control și la stabilirea răspunderii.
Mai trebuie ștampila pe documente?
Nu e obligatorie din 2015 (OG nr. 17/2015). Dacă firma o folosește, decizia spune cine o aplică și unde se păstrează.
În ce format îl primesc?
În Word, ca să îl completezi pe calculator, și în PDF, pentru tipărit. Îl descarci pe loc și îl primești și pe email, cu factură.
Cine are drept de reprezentare se vede în certificatul constatator, la administratori și puterile lor. Îl primești pe email, semnat electronic de ONRC.
Vezi cine reprezintă firma →Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.