- Word + PDF + Excel: îl completezi pe calculator sau îl tipărești și îl scrii de mână
- Îl descarci imediat după plată și îl primești și pe email
- Factură pe email, pe persoană fizică sau pe firmă
Plătești cu cardul, Apple Pay sau Google Pay, prin NETOPIA Payments.
Dispoziția de plată sau de încasare e documentul intern prin care banii ies sau intră în casierie atunci când operațiunea nu are alt document de casă: avansuri de trezorerie pentru deplasări, deconturi, restituiri, depuneri de numerar ale asociaților. Casierul nu are voie să plătească nimic din casă fără o dispoziție semnată, iar exact asta verifică inspectorii la un control de casă.
Cum o completezi
Alegi tipul operațiunii tăind mențiunea care nu se aplică (plată sau încasare), completezi persoana, suma în cifre și litere și scopul concret: „avans deplasare Cluj, 15-16 august” spune tot, „diverse” nu spune nimic și atrage întrebări. Semnează conducătorul unității, compartimentul contabil și, unde există, persoana cu viza de control financiar preventiv. Partea de jos o completează casieria la momentul plății sau încasării efective, cu semnătura persoanei și a casierului.
De reținut
Dispozițiile se numerotează cronologic și se înregistrează în registrul de casă din ziua operațiunii, cu documentele justificative anexate. La avansurile de trezorerie, decontarea ulterioară (bonuri, facturi, diurnă) închide circuitul; avansurile nedecontate la termen devin, fiscal, o problemă personală a celui care le-a primit.
Când ai nevoie de ea și când nu
Regula practică: dispoziția acoperă mișcările de numerar care nu au deja documentul lor. Când încasezi de la un client, emiți chitanță. Când plătești un furnizor cu numerar, ai factura și chitanța lui. Dar când dai bani unui angajat pentru o deplasare, când primești înapoi restul dintr-un avans, când un asociat depune numerar în casierie sau când restitui o garanție, nu există alt document, iar dispoziția ține locul. Dacă eziți, întreabă-te ce hârtie i-ai arăta inspectorului ca să explici de unde au ieșit banii. Dacă răspunsul e „niciuna”, îți trebuie dispoziție.
Ce scrie pe formular, rând cu rând
Sus: denumirea firmei, numărul dispoziției și data. Apoi tipul operațiunii, plată sau încasare, cu mențiunea nefolosită tăiată. Numele și prenumele persoanei, suma în cifre și aceeași sumă în litere, scopul operațiunii. Dedesubt, semnăturile de aprobare. În partea de jos, completată la momentul mișcării efective a banilor: confirmarea de primire, datele actului de identitate al persoanei, semnătura ei și semnătura casierului. Rândul cu actul de identitate pare o formalitate, dar e singurul element care leagă suma de o persoană concretă atunci când numele e comun.
Ce nu face dispoziția
Nu justifică cheltuiala, ci doar mișcarea banilor. O dispoziție de plată pentru un avans de deplasare nu înlocuiește bonurile de combustibil și factura de cazare care vin după; ea arată că banii au ieșit din casă, nu că au fost cheltuiți corect. Nu ține loc de factură, de bon fiscal sau de chitanță în relația cu terții, fiindcă e un document intern, semnat de oamenii firmei. Și nu e ordin de plată: ordinul de plată e instrucțiunea către bancă pentru banii din cont, dispoziția e pentru banii din casierie. Confuzia asta e cea mai frecventă și cea mai ușor de evitat: dacă banii nu trec prin sertar, nu e dispoziție de casă.
Unde se greșește, concret
Scopul scris vag e problema numărul unu, pentru că transformă o operațiune banală într-o discuție lungă. „Diverse”, „cheltuieli” sau „conform înțelegerii” nu spun nimic; scrie persoana, motivul și perioada. Urmează suma trecută doar în cifre, fără varianta în litere, ceea ce lasă loc pentru o cifră adăugată ulterior. Apoi lipsa semnăturii de primire: casierul a dat banii, dar partea de jos a rămas goală, iar documentul dovedește o intenție, nu o plată. Și, mai rar, dar mai grav, dispoziții completate a doua zi sau la sfârșitul lunii, când nimeni nu mai știe exact ce s-a întâmplat.
Avansul de trezorerie, până la capăt
Avansul se dă cu dispoziție de plată, se cheltuiește pe scopul declarat și se decontează cu documente justificative. Ce rămâne nefolosit se restituie în casierie, tot cu dispoziție, de încasare de data aceasta. Ce s-a cheltuit peste avans, dacă e justificat, se plătește angajatului. Sumele nedecontate după termenul stabilit de firmă nu dispar din sold: fiscal, ele încep să semene cu un venit al persoanei, cu tot ce înseamnă asta pentru contribuții și impozit. O firmă cu zeci de avansuri vechi rămase deschise are, în realitate, o problemă de disciplină internă, nu una de contabilitate.
Dispoziția de încasare, cazul mai rar
Se folosește mai puțin, dar exact în situațiile care atrag atenția la control: restituiri de avans, depuneri de numerar ale asociaților, recuperarea unei sume plătite din greșeală, imputări. Aici documentul e în avantajul persoanei care aduce banii, pentru că fără el nu are nicio dovadă că i-a predat. Când un asociat depune numerar în casierie, scrie explicit ce reprezintă suma, fiindcă un împrumut de la asociat și un aport la capital se contabilizează diferit și se restituie diferit.
Numerotare, registru, arhivă
Dispozițiile primesc numere într-o serie continuă, se trec în registrul de casă în ziua în care banii s-au mișcat și se păstrează împreună cu documentele justificative, pe termenul legal de arhivare a documentelor contabile. Formularul poate fi tipărit sau generat din programul de contabilitate; conținutul contează, nu hârtia. Ce nu e negociabil e ordinea: întâi documentul semnat, apoi banii. Invers, casierul rămâne cu lipsa în casă și cu explicația.
Plățile în numerar au limitele lor
Legea pune plafoane pentru încasările și plățile în numerar, atât pe zi, cât și pe operațiune, cu praguri diferite după tipul partenerului. Dispoziția de plată nu suspendă aceste plafoane și nu acoperă depășirea lor. Dacă suma trece de limită, operațiunea se face prin bancă, oricâte semnături ai pune pe formular. Valorile s-au mai schimbat în timp, așa că se verifică în textul în vigoare la data plății, nu din memorie.
Cine semnează și de ce contează
Semnătura conducătorului aprobă ieșirea banilor. Viza de control financiar preventiv, unde există, confirmă că operațiunea are bază legală și încadrare bugetară. Compartimentul contabil verifică încadrarea. Casierul semnează pentru mișcarea efectivă, iar beneficiarul pentru primire. Sunt roluri diferite, iar când aceeași persoană le are pe toate, ceea ce se întâmplă în firmele mici, măcar documentul trebuie să fie impecabil, pentru că nu mai are cine să îl corecteze. Cine are drept de semnătură în firmă se vede într-un certificat constatator online, emis de ONRC, la rubricile despre administratori și persoane împuternicite; e una dintre primele hârtii pe care le cere un auditor sau o bancă atunci când verifică semnăturile.
Exemplu completat: dispoziție de plată pentru un avans de deplasare
Exemplu completat: dispoziție de încasare la restituirea avansului
Întrebări frecvente
Care e diferența dintre dispoziția de plată și cea de încasare?
Formularul e același, se schimbă doar sensul banilor și mențiunea tăiată. Plata scoate numerar din casierie: avansuri, restituiri, deconturi. Încasarea aduce numerar înăuntru atunci când nu există alt document: restul dintr-un avans, o sumă depusă de asociat, o garanție returnată. Când încasezi de la un client nu folosești dispoziția, ci chitanța.
Cine semnează dispoziția de plată?
Conducătorul unității aprobă ieșirea banilor, iar compartimentul contabil verifică încadrarea sumei. La instituțiile publice se adaugă viza de control financiar preventiv. Casierul semnează pentru mișcarea efectivă, iar persoana care ia sau aduce suma semnează de primire sau de predare. În firmele mici, aceeași persoană ajunge să le acopere pe toate. E legal, dar înseamnă că nu mai are cine să prindă o greșeală.
Pot face o dispoziție de plată către o persoană din afara firmei?
Da, formularul nu cere ca beneficiarul să fie angajat. Contează să scrii cine primește banii și pentru ce, iar operațiunea să aibă un document în spate: un contract, o hotărâre a asociaților, o decizie. Fără el, plata rămâne fără explicație la primul control de casă.
Ce se întâmplă dacă suma depășește plafonul de numerar?
Dispoziția nu ridică plafoanele legale pentru plăți și încasări în numerar și nu acoperă depășirea lor. Peste limită, operațiunea se face prin bancă, oricâte semnături ar fi pe hârtie. Valorile s-au schimbat de câteva ori, așa că se verifică în textul în vigoare la data plății, nu din memorie.
În ce formate pot descărca modelul?
Trei: Word, pentru completat pe calculator, PDF, pentru cine îl tipărește și scrie de mână, și Excel, care trece singur suma în litere și ține numerotarea. Le primești pe toate trei.
Cum arată o dispoziție completată corect?
Mai sus găsești două exemple completate, cu date fictive: unul de plată, pentru un avans de deplasare, și unul de încasare, pentru restul adus înapoi. Diferența dintre un formular completat corect și unul care ridică întrebări stă în două rânduri: scopul scris concret și suma trecută și în litere.
Înainte să dai bani sau să semnezi cu cineva, vezi dacă firma e activă, dacă are datorii la stat și dacă e în insolvență. Verdict în 60 de secunde, 39 de lei.
Verifică firma înainte să plătești →Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.