Cum verifici un CUI și codul de TVA al unei firme

CUI-ul (codul unic de înregistrare) este codul fiscal al unei firme românești, iar verificarea lui în registrele ANAF și în VIES îți spune dacă firma există, e activă fiscal și are codul de TVA valid. Verificarea asta e cea mai ieftină asigurare din contabilitate. Durează un minut, e gratuită și te scutește de singura surpriză care te costă bani reali fără să fi greșit cu nimic: o factură primită de la o firmă declarată inactivă, pe care nu ai voie să o deduci.

Registrul ANAF, sursa oficială

ANAF publică registrul persoanelor impozabile, unde cauți gratuit după codul de înregistrare fiscală. Primești denumirea exactă a firmei, sediul declarat, dacă e sau nu înregistrată în scopuri de TVA, de când, dacă aplică TVA la încasare și, cel mai important, dacă figurează ca inactivă fiscal sau cu codul de TVA anulat din oficiu.

Cui îi strică, de fapt, inactivitatea fiscală

O firmă ajunge inactivă fiscal pentru că nu și-a depus declarațiile o perioadă sau pentru că nu a putut fi găsită la sediul declarat. Consecința se mută însă asupra ta: facturile emise de un contribuabil inactiv nu îți dau drept de deducere, nici pentru TVA, nici pentru cheltuială. Plătești marfa, plătești TVA-ul și apoi îl plătești încă o dată, la control, cu accesorii. E genul de pagubă pe care o descoperi peste doi ani, la inspecție, când firma respectivă nu mai există.

Aceeași logică se aplică și codului de TVA anulat din oficiu. O firmă cu cod anulat nu are dreptul să colecteze TVA, deci o factură cu TVA de la ea e o factură greșită pe care nu o poți deduce.

VIES, pentru operațiunile intracomunitare

Dacă factura pleacă sau vine dintr-un alt stat membru, codul de TVA trebuie să fie valid în VIES, sistemul european de verificare. Aici e o confuzie frecventă: un cod de TVA valabil în România nu este automat valabil și în VIES. Înregistrarea pentru operațiuni intracomunitare e separată, iar dacă partenerul nu o are, scutirea de TVA la livrarea intracomunitară nu se aplică și rămâi cu TVA-ul de plătit. Verificarea se face gratuit pe portalul Comisiei Europene și merită repetată la fiecare tranzacție nouă, pentru că un cod poate fi anulat între timp.

Ce nu îți spune un CUI valid

Că firma e activă fiscal și are TVA în regulă înseamnă doar că își ține hârtiile la zi. Despre banii din cont și despre felul în care își plătește furnizorii nu spune nimic. Codul fiscal e primul filtru, nu singurul.

CUI, cod fiscal, cod de TVA: aceleași cifre, roluri diferite

CUI-ul și codul de identificare fiscală sunt același număr, cel primit la înființare. Codul de TVA e tot el, cu prefixul RO în față, dar numai pentru firmele înregistrate în scopuri de TVA. De aici pornește o greșeală banală: prefixul RO tipărit pe factură nu dovedește nimic, pentru că îl poate scrie oricine. Dovada e în registru, nu pe hârtia primită.

Numărul de ordine de la Registrul Comerțului, cel care începe cu litera J, e un alt identificator și ține de partea de registru, nu de cea fiscală. Într-un contract le treci pe amândouă. Când cauți o firmă, folosește codul fiscal, pentru că denumirile se schimbă și seamănă între ele, iar codul rămâne al firmei.

Ce te interesează, concret, înainte de prima factură

Denumirea exactă și sediul, ca să știi cu cine contractezi și unde trimiți notificările. Dacă e sau nu înregistrată în scopuri de TVA, ca să nu te mire o factură fără TVA de la un furnizor de la care așteptai TVA. Dacă aplică TVA la încasare, pentru că atunci dreptul tău de deducere se leagă de momentul plății, nu de data facturii, iar contabilul trebuie să afle asta din prima lună, nu la închiderea anului. Și, evident, dacă figurează activă fiscal.

Contează data facturii, nu ziua în care verifici

Asta e diferența dintre o verificare care te apără și una care doar te liniștește. Contează dacă furnizorul era inactiv în ziua în care ți-a emis factura. O firmă reactivată acum poate să fi fost inactivă în urmă cu opt luni, exact în perioada facturilor mari. Când faci curat în contabilitate, ia perioada, nu momentul.

Din același motiv, verificarea făcută o singură dată, la începutul colaborării, nu ține la nesfârșit. Statutul se schimbă fără să te anunțe cineva. La furnizorii permanenți, o verificare periodică plus una înainte de facturile mari acoperă riscul. La un furnizor nou, verifici înainte de plată, nu după.

Dacă descoperi că furnizorul e inactiv

Înainte de plată e simplu: oprești plata și ceri lămuriri. Multe firme nici nu știu unde au ajuns, pentru că totul a pornit de la corespondența care nu a ajuns la ele sau de la un contract de sediu expirat, iar reactivarea se poate rezolva.

După plată, du facturile la contabil imediat și nu le pune singur pe cheltuială. Soluția depinde de perioadă și de ce s-a întâmplat între timp, iar tăcerea de acum se transformă în ajustare la control, cu accesorii cu tot.

Verifică-ți și propriul cod

Sună ciudat, dar e util. Firmele ajung inactive fiscal fără să bage de seamă, de cele mai multe ori dintr-un motiv administrativ, iar clienții serioși verifică registrul înainte să îți plătească facturile. Dacă sediul social e la o adresă la care nu mai ești sau dacă a expirat contractul pe baza căruia l-ai declarat, uită-te ce arată despre tine certificatul constatator și rezolvă înainte să îți spună un client.

Confuzii frecvente

Activă la Registrul Comerțului nu înseamnă activă fiscal. Sunt două registre diferite, ținute de instituții diferite, iar o firmă poate arăta impecabil într-unul și prost în celălalt.

Cod de TVA anulat nu înseamnă firmă închisă. Firma există și funcționează, doar că nu are dreptul să colecteze TVA.

Un cod care nu apare în VIES nu e neapărat un cod invalid. Poate fi perfect valabil în România și neînregistrat pentru operațiuni intracomunitare, ceea ce e altceva și se rezolvă altfel.

Varianta scurtă

Raportul de verificare instant interoghează starea fiscală de la ANAF, statutul TVA cu istoricul lui și codul intracomunitar din VIES, apoi adaugă cifrele din ultimele cinci bilanțuri și dosarele firmei din instanțe. Rezultatul e un PDF cu verdict pe culori și scor de încredere, pentru 39 de lei, fără cont și fără abonament. Verificările gratuite descrise mai sus rămân oricând la îndemână; raportul le adună pe toate într-un singur loc, împreună cu partea pe care nu o găsești într-un registru.

Alte ghiduri utile