Certificat constatator de bază sau extins: care îți trebuie, de fapt

Certificatul constatator de bază arată datele principale ale firmei din Registrul Comerțului: identificare, sediu, stare, capital, asociați, administratori și obiectul de activitate. Certificatul extins adaugă peste ele sediile secundare (punctele de lucru) și activitățile autorizate la fiecare sediu, adică ce are voie firma să facă efectiv și unde. Cel cu istoric merge și mai departe: toate mențiunile din viața firmei, de la înființare până azi. Denumirile sună birocratic, dar alegerea e simplă odată ce știi ce cere instituția ta.

Ce conține varianta de bază

Datele de identificare (denumire, CUI, număr de ordine în registru), sediul social și durata societății, starea ei (în funcțiune, suspendată, în insolvență, radiată), capitalul social, asociații cu cotele lor, administratorii și persoanele împuternicite, activitatea principală și activitățile secundare din actul constitutiv. Pentru majoritatea situațiilor în care cineva vrea să știe cine e firma și cine o reprezintă, atât ajunge: bănci la deschiderea contului, parteneri înainte de contract, instanțe pentru dovada calității procesuale.

Ce adaugă varianta extinsă

Două lucruri care lipsesc din varianta de bază: sediile secundare, cu adresele lor, și activitățile autorizate efectiv, pe fiecare sediu în parte. Diferența dintre „activități din actul constitutiv” și „activități autorizate” e una practică: firma poate avea zeci de coduri CAEN trecute la înființare, dar are voie să desfășoare doar activitățile pentru care a depus declarația-tip de autorizare la ONRC. Cine vrea dovada că firma chiar poate presta o activitate anume, la un punct de lucru anume, are nevoie de partea asta.

Cum alegi, în două întrebări

Prima: instituția vrea să știe cine e firma sau ce poate face firma? Dacă vrea identificare, reprezentare și stare, varianta de bază acoperă tot. Dacă vrea dovada că o activitate anume e autorizată la o adresă anume, îți trebuie partea cu sedii secundare și activități autorizate. A doua întrebare: are nevoie de trecut? Cine verifică un partener înainte de un contract mare, cine pregătește o preluare de părți sociale sau cine caută o mențiune veche pentru un litigiu are nevoie de varianta cu istoric. Pentru restul lumii e o cheltuială fără rost.

Cine cere, de regulă, ce

Băncile și notarii se mulțumesc aproape întotdeauna cu varianta de bază. Licitațiile publice cer frecvent dovada activităților autorizate corespunzătoare obiectului contractului, deci varianta cu activități autorizate. Dosarele de fonduri europene și de ajutor de stat au deseori formulări explicite, iar unele programe cer un tip special, „certificat constatator fonduri IMM”, care există ca atare în nomenclatorul ONRC. Instanțele și practicienii în insolvență au și ei varianta lor, „pentru insolvență”. Regula de aur: nu ghici. Citește cerința din documentația dosarului, acolo scrie exact ce vor.

Ce arată certificatul cu istoric

Toate mențiunile înregistrate de la înființare încoace: schimbările de sediu, de denumire și de obiect de activitate, intrările și ieșirile din structura asociaților, numirile și revocările de administratori, majorările și reducerile de capital, punctele de lucru deschise și închise. Într-o verificare de partener răspunde la întrebări la care varianta de bază tace: de cât timp e firma în mâinile actualilor asociați, s-a mutat de cinci ori în doi ani, apar schimbări de administrator chiar înaintea unor contracte mari. Nu e un document de rutină, dar în tranzacțiile în care se pun bani serioși pe masă e cel care schimbă discuția.

Ce nu găsești în niciuna dintre variante

Certificatul constatator e o oglindă a Registrului Comerțului, nimic mai mult. Nu conține situația fiscală a firmei, adică dacă are datorii la ANAF sau dacă e declarată inactivă fiscal; asta se verifică separat, în evidențele fiscale. Nu conține dosarele aflate pe rolul instanțelor și nici popririle. Nu conține datele despre beneficiarii reali, care se depun tot la ONRC, dar într-un registru separat, cu regim propriu de acces. Iar situațiile financiare apar în forma sintetică, nu ca bilanț complet cu note explicative. Cine își face temele pe un partener nou are nevoie de mai multe surse; certificatul e prima dintre ele, nu ultima.

Ce primești la noi

Certificatul pe care îl livrăm noi în circa 10 minute e documentul oficial ONRC, semnat electronic, iar în forma lui actuală include atât secțiunile de bază, cât și sediile secundare, sediile autorizate și situațiile financiare pe ultimii trei ani, deci acoperă și ce caută lumea sub numele „extins”. În formular poți alege și tipurile speciale: fonduri IMM sau pentru insolvență, iar scopul declarat (bancă, licitație, notar și așa mai departe) apare în textul certificatului, așa cum îl cere instituția. Varianta cu istoricul complet al firmei e disponibilă în același formular, la 399 de lei.

Greșeala care costă timp

Cea mai frecventă problemă nu e alegerea greșită între bază și extins, ci scopul greșit. Certificatul emis de ONRC menționează la ce servește, iar o autoritate contractantă poate respinge un certificat emis „pentru bancă”. Dacă îl comanzi pentru licitație, alege scopul licitație; dacă e pentru fonduri, alege fonduri. Costă la fel, dar dosarul trece din prima.

Dacă ai deja certificatul greșit

Nu se corectează și nu se completează cu o anexă. Se comandă altul, cu tipul și scopul potrivite. Partea bună e că pierzi doar costul, nu și zilele: documentul se generează în aceeași zi. Partea proastă e că, dacă ai aflat de greșeală de la comisia de evaluare, ai consumat deja din termenul de răspuns la clarificări. De aceea, în dosarele cu termen fix, cerința se citește înainte de comandă, nu după depunere.

Confuzii cu documente vecine

Certificatul de înregistrare, cartonașul cu CUI, nu e certificat constatator: nu spune cine sunt asociații și nu spune dacă firma mai funcționează. Furnizarea de informații e un alt produs ONRC, cu structură diferită, cerut uneori de instanțe. Iar certificatul constatator eliberat la înregistrare, cel care atestă declarația pe propria răspundere pentru autorizarea activităților, e un document care se ține la sediu și nu are legătură cu cel pe care îl comanzi pentru un dosar. Când cerința e formulată doar ca „certificat constatator”, o întrebare în plus economisește o zi.

PFA, întreprinderi individuale, sucursale

Certificatul constatator nu e rezervat societăților. Persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și cele familiale sunt înregistrate în același registru și au și ele documentul lor, cu datele specifice: titular, sediu profesional, activități declarate și autorizate. Cerințele partenerilor și ale instituțiilor sunt aceleași. Confuzia apare mai ales la PFA, unde mulți titulari cred că singurul act care există e certificatul de înregistrare.

Pentru străinătate

Un partener sau o autoritate din altă țară cere de obicei certificatul apostilat și tradus. Ambii pași se fac după emitere, pe documentul deja generat, deci se planifică din start. Confirmă cu destinatarul dacă acceptă fișierul electronic semnat de ONRC sau dacă vrea neapărat hârtie cu apostilă: între cele două variante sunt câteva zile de calendar și un drum în plus.

Verificarea autenticității

Fiecare certificat emis online poartă semnătura electronică a ONRC și un cod cu care destinatarul poate confirma pe portalul instituției că documentul e real. Trimite fișierul original, nu un print scanat: semnătura se verifică doar pe fișierul nealterat.

Momentul comenzii

La final, când dosarul e gata de depus. Documentul reflectă situația firmei la data emiterii, iar instituțiile vor o imagine recentă, așa că unul luat cu trei săptămâni înainte „ca să fie” are toate șansele să fie refăcut. Am detaliat subiectul separat, în pagina despre cât este valabil certificatul constatator.

Alte ghiduri utile