Apostila pe cazierul judiciar, pas cu pas

Apostila este certificarea standard prevăzută de Convenția de la Haga din 1961, prin care un document public emis într-o țară membră devine utilizabil legal în alta. Pentru cazierul judiciar, apostila se aplică la Instituția Prefectului, este gratuită din 2017 și confirmă autorității străine că documentul românesc și semnătura de pe el sunt autentice. Înainte să pierzi o zi cu drumul, merită însă verificat dacă îți trebuie cu adevărat.

Întâi verifică dacă ai nevoie de ea

În interiorul Uniunii Europene, Regulamentul 2016/1191 scutește de apostilă mai multe categorii de documente publice, iar certificatul privind absența cazierului judiciar e menționat expres printre ele. O autoritate dintr-un stat UE ar trebui să-ți accepte cazierul românesc fără apostilă și poate elibera, la cerere, formulare standard multilingve care țin loc de traducere. În practică unii funcționari tot cer apostila, din obișnuință; trimiterea la regulament rezolvă de obicei discuția. În afara UE, întrebarea e dacă țara de destinație e membră a Convenției de la Haga: majoritatea sunt, și atunci apostila e drumul. Pentru puținele care nu sunt, se aplică supralegalizarea consulară, mai lentă, iar instituția primitoare îți va spune asta explicit.

Unde și cum se aplică

Pentru actele administrative, categoria din care face parte cazierul, apostila se aplică la prefectura județului de domiciliu sau a județului unde a fost emis documentul. Procedura durează de regulă o zi, în multe județe se rezolvă pe loc, iar din 2017 e gratuită, după eliminarea taxelor extrajudiciare de timbru. Ai nevoie de originalul cazierului, actul de identitate și o cerere simplă; poate merge și un împuternicit, cu procură.

Problema cazierului electronic

Cazierul emis online prin hub.mai.gov.ro vine semnat electronic și e perfect valabil în România, dar apostila e o certificare fizică aplicată pe un document fizic: prefecturile apostilează originale pe hârtie, emise de poliție. Dacă destinația cere apostilă, planifică de la început varianta pe hârtie, de la ghișeul poliției, prin consulat sau prin împuternicit. Dacă destinația acceptă documente semnate electronic, cazierul online te poate scuti de tot lanțul. Întreab-o în scris înainte.

Traducerea vine după apostilă, nu înainte

Majoritatea instituțiilor străine vor și o traducere legalizată. Ordinea contează: întâi apostila pe originalul românesc, apoi traducerea a tot, inclusiv a apostilei. Unele țări cer în plus ca semnătura traducătorului să fie legalizată notarial și ca legalizarea aceea să primească propria apostilă, care se aplică la Camera Notarilor Publici, nu la prefectură. Sună complicat pentru că este; lista de cerințe a instituției primitoare e singura autoritate care contează aici.

Cum îți calculezi timpul

Cazierul e valabil 6 luni, dar instituțiile străine îl vor de regulă recent, așa că numără invers de la data depunerii: întâi cazierul (minute online, zile pe hârtie prin împuternicit), apoi apostila (o zi), la final traducerea (câteva zile). Serviciul nostru de asistență acoperă partea românească a lanțului; pasul apostilei rămâne la prefectură și niciun serviciu privat nu îl poate sări.

Ce spune apostila și ce nu spune

Apostila e un formular standard, la fel în toate statele Convenției, aplicat pe document sau atașat la el. Certifică semnătura, calitatea celui care a semnat și ștampila. Atât. Nu confirmă că nu ai antecedente, nu verifică fondul actului și nu îl traduce. O apostilă pusă pe un cazier cu mențiuni rămâne o apostilă valabilă pe un cazier cu mențiuni.

Nu o confunda nici cu legalizarea notarială a copiei, care e cu totul altceva și nu ține locul ei. Prefecturile apostilează originalul emis de poliție, nu copia legalizată după el. Drumul făcut cu o copie legalizată în mână se termină la ghișeu.

Cine cere apostila, în practică

Cel mai des apare la angajarea în străinătate, în domeniile reglementate, unde angajatorul nu are voie să treacă peste verificare. Urmează cererile de rezidență și de cetățenie, înscrierea la studii, recunoașterea unei calificări profesionale și dosarele de adopție. La fiecare dintre ele cerința nu vine de la statul român, ci de la instituția care primește dosarul, iar ea decide și forma.

Ce întrebi înainte să pornești

Patru întrebări, puse în scris, îți scutesc două drumuri. Dacă acceptă document semnat electronic sau vor hârtie. Dacă cer apostilă sau nu. În ce limbă vor traducerea și dacă traducătorul trebuie să fie autorizat în România sau în țara lor. Și ce vechime maximă acceptă pentru document, pentru că multe instituții cer mai puțin decât valabilitatea prevăzută la noi.

Răspunsul primit pe email e util și mai târziu. Dacă apare o discuție la depunere, ai pe ce să te sprijini, iar dacă cerințele se schimbă între timp, ai dovada a ce ți s-a spus.

Împuternicitul și procura

Poți trimite pe altcineva atât după cazier, cât și la prefectură, dar procura trebuie să menționeze expres operațiunea. O procură generală de reprezentare, fără mențiunea obținerii cazierului și a apostilării, e refuzată la ghișeu mai des decât ai crede. Dacă ești deja în străinătate, procura se poate face la consulatul român. Făcută la un notar local, ea însăși are nevoie de apostilă și de traducere ca să fie folosită în România, ceea ce adaugă un lanț peste lanțul pe care voiai să îl rezolvi.

Greșeli care costă un drum sau o lună

Prima, cea deja menționată: traducerea făcută înaintea apostilei, care obligă la refacerea traducerii ca să includă și apostila.

A doua: cazierul obținut prea devreme. Dacă îl scoți la începutul anului și depui dosarul peste jumătate de an, o instituție care cere document recent ți-l respinge, chiar dacă în România ar mai fi valabil.

A treia: cazierul electronic scos în grabă, când destinația voia hârtie. Nu se rezolvă cu o tipărire, ci reluând de la capăt, cu original de la poliție.

Și una care apare la dosarele stufoase: apostilarea unui singur act din mai multe. Dacă dosarul cere apostilă pe cazier, foarte probabil o cere și pe celelalte acte oficiale din el. Drumul la prefectură se face o singură dată dacă le duci pe toate deodată.

Dacă documentul e refuzat

Refuzurile vin de obicei din trei motive: forma nu era cea cerută, vechimea depășea limita instituției sau traducerea nu era făcută cum trebuie. Niciunul nu se rezolvă la prefectură, pentru că apostila în sine era corectă. Se reia pasul care a picat, ceea ce înseamnă, în cel mai rău caz, un cazier nou și un lanț nou.

Din motivul ăsta întrebările puse în scris la început nu sunt o formalitate, ci partea care decide cât durează tot procesul. Un email trimis într-o zi îți poate economisi o lună.

Alte ghiduri utile