Cum verifici dacă o firmă mai există

Un site care arată bine și o factură cu antet nu dovedesc nimic. Firma din spatele lor poate fi de doi ani radiată, iar tu să discuți un contract cu o persoană juridică ce nu mai există. Consecința e foarte concretă: dacă societatea a fost radiată, nu mai ai cu cine să închei contractul și nu mai ai pe cine să dai în judecată.

Cele patru stări care se confundă între ele

Suspendarea activității e o pauză declarată la Registrul Comerțului, pe cel mult trei ani. Firma există în continuare, are CUI valid și administrator, dar nu desfășoară activitate și nu ar trebui să emită facturi. Se poate reactiva oricând.

Dizolvarea e decizia de a încheia existența societății, luată fie de asociați, fie de instanță din oficiu. Motivul cel mai frecvent al dizolvării din oficiu e banal și des întâlnit: sediul social a expirat și nu a fost prelungit. Din momentul dizolvării, firma nu mai poate face operațiuni noi, ci doar cele necesare lichidării.

Lichidarea e etapa în care se vând activele, se plătesc datoriile și se împarte ce rămâne. Firma încă există, dar doar ca să se închidă.

Radierea e sfârșitul. Societatea se șterge din registru și încetează să mai fie persoană juridică. Un contract semnat după data radierii nu are pur și simplu cealaltă parte.

A cincea stare, care nu vine de la Registrul Comerțului

Inactiv fiscal nu înseamnă radiat, deși oamenii le folosesc ca sinonime. Sunt două registre diferite și două decizii diferite. Suspendarea, dizolvarea, lichidarea și radierea se hotărăsc la Registrul Comerțului. Declararea ca inactiv fiscal și anularea codului de TVA se hotărăsc la ANAF. O societate poate figura activă la Registrul Comerțului și inactivă fiscal în același timp, iar pentru tine asta contează altfel: facturile primite de la o firmă inactivă fiscal îți creează probleme la deducere, chiar dacă firma există și poate semna contracte. Am scris separat despre ce înseamnă firmă inactivă fiscal și cod de TVA anulat, pentru că e confuzia care produce cele mai multe surprize la contabilitate.

Unde verifici

Căutarea de bază pe portalul Registrului Comerțului e gratuită și îți dă denumirea, codul unic și starea firmei după CUI sau denumire. E suficientă pentru o verificare rapidă, dar rezultatul e o pagină de pe un site, nu un document. Nu îl poți pune la dosar și nu îl acceptă nici banca, nici notarul.

Când ai nevoie de dovadă, nu de informație, iei certificatul constatator. E documentul oficial emis de ONRC, semnat electronic, care scrie starea societății la zi, sediul, asociații, administratorii și puterile lor de reprezentare. Costă 79 de lei, vine pe email în aproximativ zece minute și îl comanzi doar cu CUI-ul.

Verificarea care contează la fel de mult: cine semnează

O firmă activă cu un semnatar fără drept de reprezentare produce exact același rezultat ca o firmă radiată: un contract pe care nu îl poți executa. Certificatul constatator arată cine e administrator și dacă poate angaja singur societatea sau doar împreună cu altcineva. E verificarea pe care o sare aproape toată lumea și tot ea se plătește cel mai scump.

Și partea financiară

Starea juridică îți spune că firma există. Nu îți spune dacă are cu ce plăti. Pentru asta te uiți la starea fiscală de la ANAF, la cifrele din bilanțuri și la dosarele din instanțe, adunate în raportul de verificare instant, 39 de lei și vreun minut. Cele două documente răspund la întrebări diferite și de obicei ai nevoie de amândouă: unul spune cine e firma, celălalt cum stă.

Ce înseamnă și ce nu înseamnă activă

Activă înseamnă doar că societatea există și nu se află în niciuna dintre procedurile de mai sus. Nu înseamnă că are angajați, că are bani în cont, că își plătește furnizorii sau că administratorul nu a mutat sediul luna trecută într-un apartament din alt județ. Există firme active care nu au avut nicio mișcare de ani buni și firme cu probleme serioase care arată impecabil în registru. Starea juridică e primul filtru, nu concluzia.

Ce faci dacă firma e dizolvată sau în lichidare

Nu semnezi și, mai ales, nu plătești avans. O societate în lichidare poate face doar operațiunile necesare închiderii, iar un contract nou semnat de cineva care nu mai are puterile de dinainte e o problemă pe care o descoperi când vrei să îl execuți. Dacă ai deja un contract în derulare și partenerul intră în lichidare, discuția se mută pe recuperarea creanței și acolo contează viteza: activele se vând, banii se împart într-o ordine pe care nu o stabilești tu, iar cine ajunge târziu prinde ce a rămas.

Dacă firma e radiată și ai dat deja banii

Aici se termină variantele simple. Persoana juridică nu mai există, deci nu ai pe cine chema în judecată. Rămân eventual căi îndreptate împotriva persoanelor care au condus societatea, dar sunt proceduri cu condiții stricte și cu termene, se discută cu un avocat și nu se rezolvă cu un formular. Motivul pentru care insistăm pe verificarea de dinainte e aritmetic: costă câteva zeci de lei și se compară cu suma pe care urmează să o dai.

Momentul potrivit al verificării

Verifici înainte de avans, nu înainte de semnătură, și cu atât mai puțin după. Ordinea în care se pierd banii, în practică, e mereu aceeași: discuți, te încrezi, plătești avansul, apoi ceri actele. Dacă firma avea un istoric care ar fi trebuit să te oprească, el era vizibil și cu o zi înainte de plată. La contracte care se derulează luni de zile, refaci verificarea la momentele care contează, de exemplu înainte de fiecare tranșă mare, nu doar o dată la început.

Cât ține informația

Starea juridică se schimbă de pe o zi pe alta, iar un certificat de acum jumătate de an nu spune nimic despre ziua de azi. De asta instituțiile cer documentul recent, și e o regulă pe care merită să o aplici și tu când ești în locul lor. Dacă vrei pașii compleți pentru o verificare înainte de contract, i-am pus cap la cap în ghidul de verificare a unei firme înainte de contract. Pentru situația specifică a insolvenței, care are reguli proprii și termene de respectat, e ghidul despre insolvență.

Alte ghiduri utile