Certificat constatator pentru fonduri europene și programe de finanțare

În orice dosar de finanțare, certificatul constatator e documentul care dovedește că firma din cerere există cu adevărat și că e ceea ce spune că e. Finanțatorul verifică prin el patru lucruri: că societatea e în funcțiune, că nu e în insolvență sau lichidare, cine o reprezintă legal, și că are codul CAEN eligibil pentru activitatea pe care vrea s-o finanțeze.

Se cere la fondurile europene, la schemele naționale de tipul Start-Up Nation sau Femeia Antreprenor, și la ajutoarele de minimis. Regulile diferă de la program la program, dar documentul e același.

În ce moment se cere

De obicei de trei ori, iar oamenii îl pregătesc doar pentru prima.

La depunere, ca parte din documentele de eligibilitate. La contractare, când se semnează contractul de finanțare, unde aproape întotdeauna se cere unul nou, fiindcă între depunere și semnare pot trece luni. Și la cererile de plată sau de rambursare, unde finanțatorul verifică din nou că firma nu a intrat între timp în insolvență.

Merită să știi asta de la început, ca să nu te prindă nepregătit la contractare, când termenele sunt scurte și de multe ori cad peste sărbători sau concedii.

Greșeala care respinge cele mai multe dosare

Nu lipsa certificatului, ci codul CAEN doar înscris, nu și autorizat.

Sunt două stări diferite în Registrul Comerțului. Un cod înscris înseamnă că apare în actul constitutiv, adică ai declarat că intenționezi să faci acea activitate. Un cod autorizat înseamnă că ai depus la ONRC declarația pe proprie răspundere prin care confirmi că îndeplinești condițiile de funcționare pentru ea.

Pentru finanțare contează autorizarea. Ghidurile solicitantului cer, aproape fără excepție, ca activitatea finanțată să fie autorizată, iar în certificat se vede negru pe alb care e care.

Partea bună e că autorizarea se rezolvă în câteva zile printr-o mențiune la ONRC, dar trebuie făcută înainte de depunere, nu după. Verifică certificatul înainte să închizi dosarul, nu după ce l-ai încărcat.

A doua greșeală: vechimea

Ghidurile cer în general un document emis recent, cel mai des în ultimele 30 de zile înainte de depunere. Dosarele se pregătesc însă cu săptămâni înainte, iar certificatul comandat la începutul lucrului ajunge expirat exact în ziua încărcării.

Soluția e banală: certificatul se comandă ultimul, după ce restul dosarului e gata. Costă câteva zeci de lei și se obține în minute, deci nu are rost să fie primul lucru bifat.

Ce mai verifică finanțatorul în el

Sediul social și punctele de lucru, fiindcă multe programe condiționează finanțarea de locul unde se desfășoară activitatea. Dacă proiectul se implementează la un punct de lucru, acela trebuie să existe și să apară în certificat.

Capitalul social, care apare la criteriile de eligibilitate ale unor programe.

Data înmatriculării, care contează la schemele pentru firme nou-înființate, unde se cere ca societatea să fie constituită după o anumită dată sau să nu depășească o anumită vechime.

Asociații și administratorii, pentru verificarea condițiilor legate de persoana solicitantului, cum ar fi să nu dețină alte firme în domenii excluse sau să nu fi mai beneficiat de aceeași schemă.

Ce variantă se cere

Cea care conține informațiile la zi, cu obiectul de activitate și starea codurilor CAEN. Varianta scurtă, cea eliberată la înmatriculare, nu conține ce trebuie.

Istoricul se cere rar, dar apare la programele care verifică dacă firma a avut activitate întreruptă sau modificări majore în ultimii ani. Citește ghidul solicitantului: acolo scrie exact ce document se acceptă.

Cum îl obții de la noi

Introduci CUI-ul firmei, plătești cu cardul și primești documentul pe email în circa 10 minute, la orice oră, în PDF, cu semnătura electronică a Registrului Comerțului.

Aproape toate platformele de depunere acceptă fișierul electronic ca atare. Nu-l lista și nu-l scana: o scanare distruge semnătura electronică, iar evaluatorul rămâne fără cum să verifice că documentul e autentic. Dacă platforma cere totuși document scanat și semnat de reprezentant, încarcă atât originalul electronic, cât și varianta cerută.

Alte situații în care ți se cer acte