Certificat constatator pentru notar

Notarul cere certificatul constatator ori de câte ori într-un act apare o firmă. Rostul lui e simplu: notarul trebuie să se convingă, înainte să autentifice ceva, că societatea există cu adevărat, că nu e radiată sau în insolvență, și că omul din fața lui chiar are dreptul să semneze în numele ei. Fără documentul ăsta, notarul nu are de unde să știe dacă administratorul care semnează mai e administrator sau a fost revocat luna trecută.

Când ți-l cere notarul

Cel mai des la cesiunea de părți sociale, adică atunci când un asociat își vinde partea din firmă. Acolo notarul verifică structura actuală a asociaților, cine cât deține și dacă actul constitutiv nu are clauze care limitează vânzarea către terți.

Apoi la procurile date în numele societății. Dacă firma împuternicește pe cineva să o reprezinte la bancă, la ANAF sau la o tranzacție, notarul trebuie să vadă că cel care semnează procura are el însuși puterea de reprezentare.

La succesiuni în care în masa succesorală intră părți sociale, certificatul arată ce deținea defunctul și în ce firmă, iar la ipoteci și garanții reale constituite de o societate arată dacă administratorul poate greva bunurile firmei singur sau are nevoie de hotărârea adunării generale.

Mai apare și la contractele autentificate în care una dintre părți e persoană juridică: vânzări de imobile, contracte de închiriere cu dată certă, antecontracte. Practica diferă de la birou la birou, dar regula generală e că orice semnătură dată în numele unei firme se sprijină pe un certificat constatator proaspăt.

La ce se uită notarul, concret

Starea societății, care trebuie să fie „în funcțiune”. Orice altceva, adică dizolvată, radiată, în insolvență sau cu activitatea suspendată, oprește actul pe loc.

Administratorii și puterile lor. Nu e de ajuns să scrie că cineva e administrator; contează dacă reprezintă societatea singur sau împreună cu altul. Sunt firme unde doi administratori trebuie să semneze împreună, iar dacă vine unul singur, actul nu se poate încheia.

Asociații și părțile sociale, la operațiunile care le privesc. Aici se văd și eventualele sechestre sau gajuri pe părțile sociale, care blochează vânzarea.

Sediul social și durata lui. Un sediu expirat, adică un contract de comodat sau de închiriere care s-a terminat, e o mențiune care apare în certificat și pe care unii notari o semnalează.

De ce contează data emiterii

Certificatul constatator nu are termen legal de valabilitate. El arată situația firmei la ora la care a fost emis, atât. De aceea nu poți spune că „expiră” după 30 de zile: pur și simplu, cu cât e mai vechi, cu atât e mai mare șansa ca între timp să se fi schimbat ceva.

În practică, notarii cer un document emis în ultimele 30 de zile, iar la operațiunile mai sensibile, cum sunt cesiunile de părți sociale, mulți cer unul din ziua semnării sau din ziua precedentă. Dacă biroul notarial nu ți-a spus nimic despre vechime, întreabă înainte să comanzi: e mai ieftin să întrebi decât să plătești de două ori.

De bază sau extins?

Pentru majoritatea actelor notariale, certificatul de bază e suficient: conține starea firmei, sediul, asociații, administratorii și obiectul de activitate. Varianta cu istoric, mai scumpă, arată și toate mențiunile din trecut, cine a fost administrator înainte, ce sedii a avut firma, ce modificări s-au înregistrat.

Istoricul se cere rar la notariat, dar apare în două situații: la succesiuni unde trebuie reconstituit ce deținea defunctul la o anumită dată din trecut, și în litigii unde se discută cine reprezenta firma la momentul semnării unui act vechi. Dacă notarul nu ți-a cerut explicit istoricul, ia varianta de bază.

Cum îl obții de la noi

Introduci CUI-ul firmei, plătești cu cardul și primești documentul pe email în circa 10 minute, la orice oră. Vine în format PDF, cu semnătura electronică a Registrului Comerțului aplicată pe el.

Majoritatea birourilor notariale acceptă fișierul trimis pe email, fiindcă semnătura electronică se verifică direct în PDF. Dacă biroul preferă hârtie, îl poți lista: documentul rămâne valabil, iar notarul verifică semnătura pe fișierul original, nu pe listare. Ce nu funcționează e o poză făcută cu telefonul unei listări, pentru că acolo se pierde exact partea care dovedește autenticitatea.

Greșeli care te trimit înapoi la ghișeu

Cea mai frecventă e certificatul vechi de câteva luni, păstrat de la o operațiune anterioară. A doua e confuzia dintre CUI și numărul de ordine din registrul comerțului: la comandă se introduce CUI-ul, adică codul fiscal, nu numărul care începe cu J. A treia, mai rară dar mai costisitoare, e comanda pe firma greșită atunci când cineva are mai multe societăți cu nume asemănătoare; verifică denumirea afișată înainte să plătești.

Alte situații în care ți se cer acte