Certificat constatator pentru licitații publice (SEAP/SICAP)

La achizițiile publice, certificatul constatator e documentul prin care dovedești că ai voie să faci ce te-ai oferit să faci. Temeiul e articolul 173 din Legea 98/2016, cel despre capacitatea de exercitare a activității profesionale: autoritatea contractantă are dreptul să ceară dovada că ești înregistrat legal și că activitatea din contract se regăsește în obiectul tău de activitate.

Practic, prin el se verifică patru lucruri: că firma există și e în funcțiune, că nu e în insolvență sau dizolvare, că are codul CAEN potrivit pentru obiectul contractului, și că omul care a semnat oferta chiar poate semna în numele societății.

Când se depune, de fapt

Aici se încurcă multă lume, așa că merită lămurit. La depunerea ofertei nu încarci certificatul propriu-zis, ci completezi DUAE, formularul electronic în care declari pe proprie răspundere că îndeplinești condițiile. Partea care ne interesează e secțiunea despre motivele legate de autorizarea exercitării profesiei.

Documentul în sine se cere ca dovadă abia mai târziu, de regulă doar ofertantului clasat pe primul loc, înainte de atribuire. Asta e regula generală.

În realitate, multe autorități contractante îl cer odată cu oferta, ca să nu piardă timp la evaluare. De aceea nu te lua după ce ai făcut ultima dată: citește fișa de date a achiziției la care participi. Acolo scrie exact ce se cere, când, și în ce formă. Nu există o regulă unică pentru toate licitațiile.

Ce trebuie să scrie în el ca să nu fii descalificat

Codul CAEN care acoperă obiectul contractului trebuie să apară, ca activitate principală sau secundară. Și, atenție, trebuie să fie autorizat, nu doar înscris. Sunt două lucruri diferite: o firmă poate avea zeci de coduri trecute în actul constitutiv, dar autorizate doar câteva, adică doar acelea pentru care a depus declarația pe proprie răspundere la ONRC. În certificat se vede diferența. Descalificările pe motivul ăsta sunt frecvente și complet evitabile.

Starea trebuie să fie „în funcțiune”. Orice mențiune de insolvență, reorganizare judiciară, dizolvare sau lichidare te scoate din competiție, fiindcă sunt motive de excludere prevăzute în lege.

Administratorii trebuie să corespundă cu semnatarul ofertei. Dacă oferta a fost semnată de cineva care nu apare în certificat ca reprezentant, ai nevoie de o împuternicire care să acopere exact asta, iar împuternicirea trebuie dată de cine are dreptul s-o dea.

Sediul social și punctele de lucru contează la contractele unde locul executării e relevant, iar capitalul social apare la cerințele de eligibilitate economică.

Varianta extinsă, nu cea de bază

Pentru licitații se cere varianta care conține toate informațiile la zi, inclusiv codurile CAEN cu starea lor de autorizare. Certificatul scurt, cel eliberat la înmatriculare, nu acoperă ce vrea autoritatea contractantă. Dacă fișa de date spune „certificat constatator emis de ONRC din care să reiasă obiectul de activitate”, varianta scurtă nu răspunde cerinței.

Cât de recent trebuie să fie

Certificatul nu are termen legal de valabilitate, el arată situația de la ora emiterii. Ce contează e ce cere documentația: cel mai des se cere ca informațiile să fie „reale și actuale” la data limită de depunere, ceea ce în practică înseamnă emis în ultimele 30 de zile.

Sunt însă proceduri unde se cere maximum 15 zile, iar unele fișe de date pun condiția ca documentul să fie emis după publicarea anunțului de participare. Nu presupune, citește.

Formatul electronic e acceptat

Oferta se încarcă oricum electronic în SEAP, iar certificatul emis de ONRC vine semnat digital de instituție. Îl încarci ca atare, în PDF, fără să-l listezi și fără să-l scanezi. Scanarea unei listări e chiar mai proastă decât fișierul original, fiindcă distruge semnătura electronică și lasă comisia fără cum să verifice autenticitatea.

Cum îl obții de la noi

Introduci CUI-ul firmei, plătești cu cardul și primești documentul pe email în circa 10 minute, la orice oră. E util să-l comanzi cât mai aproape de termenul de depunere, nu cu trei săptămâni înainte, tocmai ca să nu ajungi cu un document mai vechi decât acceptă procedura.

Dacă ai mai multe licitații în lucru în aceeași perioadă, același certificat poate fi folosit la toate, atât timp cât se încadrează în vechimea cerută de fiecare și cât nu s-a schimbat nimic la firmă între timp.

Alte situații în care ți se cer acte