- Word + PDF + Excel: îl completezi pe calculator sau îl tipărești și îl scrii de mână
- Îl descarci imediat după plată și îl primești și pe email
- Factură pe email, pe persoană fizică sau pe firmă
Plătești cu cardul, Apple Pay sau Google Pay, prin NETOPIA Payments.
Foaia de parcurs e documentul care justifică folosirea mașinii firmei în interes de serviciu: cine a condus, pe ce traseu, cu ce scop și câți kilometri. De ea atârnă deducerea cheltuielilor cu combustibilul și întreținerea: fără foi de parcurs, deducerea TVA și a cheltuielilor rămâne la 50%, cu ele, pentru vehiculele folosite exclusiv pentru activitate, se poate susține 100%.
Cum o completezi
Varianta Excel e cea mai comodă pentru evidența lunară: treci consumul normat al mașinii (din cartea tehnică) și, pe fiecare rând, kilometrii de bord la plecare și la sosire; kilometrii parcurși și litrii de combustibil se calculează automat pe fiecare rută, cu totaluri jos. Rândul albastru din fișier e un exemplu completat, ca să vezi formatul.
La variantele Word și PDF, antetul identifică firma, vehiculul și șoferul, iar tabelul se completează la fiecare deplasare: data, traseul de la-până la, scopul concret și kilometrii. „Livrare marfă client Popescu SRL, Str. Depozitelor 5” e un scop care ține la control; „deplasare interes serviciu” repetat pe 20 de rânduri, nu prea. Jos se trec kilometrii de bord la începutul și finalul lunii, ca totalul din foi să bată cu bordul, și semnează șoferul și administratorul.
De reținut
Completeaz-o la zi, nu reconstituită din memorie la finalul lunii: inspectorii compară traseele cu bonurile de combustibil (dată, localitate, litri) și diferențele se văd imediat. Pentru deplasările în afara țării folosește varianta de foaie de parcurs externă, care are rubrici pentru țări și treceri de frontieră.
Ce dovedește foaia și ce nu dovedește
Foaia de parcurs justifică un singur lucru: că vehiculul a fost folosit pentru activitatea firmei, pe un traseu care se poate verifica. Nu ține loc de bon de combustibil, nu justifică diurna și nu e ordin de deplasare. Dacă trimiți un angajat în delegație și vrei să deconteze cazare sau diurnă, ai nevoie de actele proprii acelei deplasări; foaia acoperă doar mașina. Confuzia se vede des în firmele mici, unde totul se strânge într-un singur formular și apoi nimic nu se leagă.
Cine ține foi de parcurs și cine poate să nu țină
Regula practică e simplă. Dacă te mulțumești cu deducerea de 50%, nu ești obligat să ții foi de parcurs pentru mașina respectivă, pentru că limitarea se aplică oricum. Dacă vrei deducerea integrală, foaia devine obligatorie: ea e proba că vehiculul e folosit exclusiv pentru activitatea economică. Mulți administratori aleg conștient prima variantă pentru mașina cu care merg și în interes personal și țin evidență strictă doar pentru vehiculele de marfă. E o decizie de administrare, nu o scăpare.
Codul fiscal scoate de sub limitare și anumite categorii de vehicule, acolo unde mașina e chiar instrumentul activității. Nu presupune că a ta intră acolo pentru că o folosești mult; lista e strictă și merită discutată cu contabilul înainte să deduci integral.
Greșelile care se văd de la prima privire
Prima e scopul generic. „Deplasare interes serviciu” pe fiecare rând nu spune nimic verificabil, iar un inspector care vede formularea repetată o lună întreagă știe că foile au fost completate dintr-o dată.
A doua sunt kilometrii rotunzi. Trasee de exact 100 sau 200 de kilometri, lună de lună, către aceleași destinații, arată ca o estimare, nu ca o citire de bord.
A treia e neconcordanța cu bonurile. Dacă alimentezi într-un oraș în care, după foaie, n-ai fost niciodată, discuția s-a încheiat. Verificarea se face rapid, pentru că bonul are dată, oră și adresa stației.
Și una mai subtilă: consumul. Dacă litrii care rezultă din foi depășesc sistematic ce s-ar obține din consumul normat și kilometrii parcurși, diferența e tratată ca și combustibil nejustificat. De aceea consumul din cartea tehnică se trece corect de la început, nu ales convenabil.
Naveta și mașina folosită și personal
Drumul de acasă la sediu și înapoi nu e, ca regulă, deplasare în interes de serviciu. Trecut zilnic pe foaie, la o mașină pentru care ceri deducere integrală, e exact genul de rând care declanșează întrebări. Dacă mașina are și utilizare personală, varianta curată e să accepți limitarea, nu să construiești o evidență care nu rezistă la a doua citire.
Ce se întâmplă la control dacă lipsesc sau sunt greșite
Consecința nu e o amendă pentru formular, ci refacerea calculului. Deducerea integrală pe care ai luat-o se reduce, TVA-ul dedus în plus devine de plată, iar la sumele stabilite se adaugă accesoriile pentru perioada scursă. Cu cât e mai vechi comportamentul, cu atât suma finală crește, pentru că recalcularea acoperă toată perioada verificată.
Din motivul ăsta foile refăcute în grabă, cu aceeași cerneală și același scris pe șase luni, fac mai mult rău decât lipsa lor: sugerează o evidență construită după control, nu în timpul activității. Dacă ai rămas în urmă și mai ai acces la date reale, cum sunt bonurile de combustibil sau istoricul comenzilor, reconstituie din ele și treci mai departe la completarea la zi. Dacă nu ai pe ce te sprijini, e mai onest să nu ceri deducerea integrală pe perioada aceea.
Cum o ții ca să nu te coste timp
Formatul nu e impus. Poți folosi fișierul Excel, o versiune tipărită sau un caiet ținut în mașină, atâta timp cât informația se leagă cu restul actelor. Ce contează e ritmul: notezi kilometrii la plecare și la sosire în ziua în care ai condus, nu duminică seara pentru toată săptămâna. Șoferii care conduc mai multe mașini au foaie separată pe vehicul, nu una comună, iar la schimbarea șoferului se închide rândul și se trece cine preia.
La final de lună faci o singură verificare: kilometrii de bord din ultima zi trebuie să coincidă cu totalul cumulat din foi. Dacă nu bat, ai o deplasare nescrisă, și e mai bine să o găsești acum decât peste doi ani.
Foile semnate se păstrează cu restul documentelor justificative ale lunii, în ordine, pe durata legală de arhivare. Dacă externalizezi contabilitatea, trimite-le lunar, nu anual: contabilul care primește în ianuarie un teanc pentru tot anul precedent nu mai poate corecta nimic.
Înainte să dai bani sau să semnezi cu cineva, vezi dacă firma e activă, dacă are datorii la stat și dacă e în insolvență. Verdict în 60 de secunde, 39 de lei.
Verifică firma înainte să plătești →Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.