Model foaie de parcurs externă (2026)

La deplasările cu mașina firmei în afara României, foaia de parcurs obișnuită nu mai ajunge: ai nevoie de evidența țărilor tranzitate, a punctelor de trecere a frontierei și a alimentărilor din fiecare țară, pentru că de ele se leagă decontul deplasării, diurna externă și recuperarea TVA-ului plătit la combustibil în alte state UE.

Cum o completezi

Antetul adaugă față de varianta internă perioada deplasării și delegații. În tabel, fiecare zi are traseul cu țara, kilometrii și alimentările cu litri și țara în care s-au făcut; bonurile de combustibil se păstrează toate, pentru că sunt baza decontului și a eventualei cereri de rambursare a TVA-ului din statul respectiv. Kilometrii de bord la plecare și la întoarcere închid aritmetica întregii deplasări.

De reținut

Foaia externă merge mână în mână cu ordinul de deplasare și cu decontul de cheltuieli valutare: împreună susțin diurna externă neimpozabilă în limitele legale. Iar pentru mașina condusă de altcineva decât administratorul, nu uita de împuternicirea auto, pe care unele state o cer la frontieră.

Ce dovedește documentul și ce nu

Foaia de parcurs externă e o evidență de traseu și de consum, atât. Arată pe unde a umblat mașina, câți kilometri a făcut și cât combustibil a intrat în ea. Nu dovedește că deplasarea era necesară pentru firmă, nu ține loc de aprobare și nu justifică singură nicio sumă. Partea de „de ce am plecat” o acoperă decizia de deplasare sau ordinul de deplasare, iar partea de „cât m-a costat” o acoperă decontul cu documentele atașate. Cine crede că foaia de parcurs e suficientă la un control rămâne cu o hârtie plină de kilometri și fără nimic care să lege kilometrii aceia de activitatea firmei.

Nu e nici document de transport în înțelesul legislației pentru transportul rutier de marfă sau de persoane. Dacă firma face transport licențiat, are de completat alte documente, cerute de altă reglementare, iar foaia de parcurs rămâne pe lângă ele, nu în locul lor.

Bonurile de combustibil și taxa plătită în alt stat

Alimentările făcute în alt stat conțin taxa pe valoarea adăugată a statului respectiv, nu pe cea românească, așa că nu au ce căuta în decontul obișnuit depus în România. Recuperarea lor merge pe o cale separată, o cerere de rambursare adresată statului în care s-a plătit taxa, transmisă electronic prin ANAF. Procedura are termenele ei și cere bonuri lizibile, cu datele furnizorului și cu valoarea taxei vizibilă. De aceea merită fotografiate în ziua în care le primești, nu peste trei luni, când tușul de pe hârtia termică s-a dus.

Foaia de parcurs e piesa care leagă bonul de mașină și de zi. Fără ea rămâi cu un teanc de bonuri din patru țări și cu nimic care să arate că mașina firmei chiar a trecut pe acolo, în zilele acelea.

Unde greșesc cei mai mulți

Prima greșeală e completarea la întoarcere, din memorie și din bonuri. Iese o foaie curată, cu cifre rotunde, care nu se potrivește nici cu orele de pe bonuri, nici cu kilometrii reali. A doua e ignorarea tranzitului: se trec doar țara de plecare și cea de destinație, deși traseul a atins încă două state, iar în ele s-au făcut alimentări. A treia ține de aritmetică. Kilometrii de bord de la întoarcere nu se potrivesc cu suma etapelor, iar diferența sare imediat în ochi, fiindcă e singura verificare pe care o poate face oricine, fără să știe nimic despre deplasarea ta.

Mai e una care costă bani: alimentarea plătită din buzunar, cu bon pe persoană fizică, fără nimic care să lege bonul de vehicul. Cere la casă, oriunde ai fi, ca pe bon să apară numărul de înmatriculare. E cea mai ieftină asigurare pentru decont.

Când o completezi

Se completează seara, în câteva minute, cu ce s-a întâmplat în ziua respectivă. Kilometrii de bord se citesc la plecarea din curte și la întoarcere, nu se estimează. Dacă deplasarea ține două săptămâni, la întoarcere ai deja totul scris și decontul se închide în aceeași zi. Altfel începe arheologia prin torpedou, iar bonurile de taxe de drum sunt exact cele care dispar primele.

Confuzii frecvente

Foaia de parcurs nu e ordinul de deplasare. Ordinul, sau decizia, aprobă deplasarea persoanei și stabilește diurna; foaia urmărește mașina. Se suprapun în timp, dar răspund la întrebări diferite, iar la un control se cer amândouă.

A doua confuzie e între diurnă și cheltuielile decontate. Diurna acoperă hrana și cheltuielile mărunte ale persoanei și se acordă pe zi, în limitele prevăzute de lege. Combustibilul, cazarea, taxele de drum și vinietele se decontează separat, pe bază de documente. Cine trece la decont și diurnă, și mese pe bon, pentru aceleași zile, are o problemă la primul control.

A treia: mașina personală folosită în interes de serviciu nu se tratează la fel cu mașina firmei, iar foaia de parcurs singură nu rezolvă situația. Lămurește regimul cu contabilul înainte de plecare, nu după ce ai adunat bonurile.

Dacă lipsește

Fără foaie de parcurs, combustibilul rămâne fără legătură cu un traseu, iar la control cheltuiala poate fi considerată nedeductibilă, cu ajustările care vin după. Nu e o amendă pe loc, e o corecție de bază impozabilă, cu accesorii calculate pentru toată perioada. Pentru o firmă mică, cu o mașină care iese des din țară, suma adunată pe câțiva ani nu e neglijabilă.

Nu există un formular tipizat obligatoriu, așa că poți folosi orice format care conține datele necesare, inclusiv unul ținut în calculator și tipărit la sfârșitul lunii. Modelul de aici e doar o structură care a trecut prin controale, iar ce contează e să fie completat corect, nu de unde a fost luat. Dacă mașina are sistem de monitorizare, rapoartele lui se atașează ca susținere în plus, însă nu înlocuiesc foaia semnată de șofer.

Ce ține în mașină pe lângă foaie

La deplasările externe se cer, în controale sau la frontieră, talonul în original, asigurarea valabilă în statele tranzitate, permisul șoferului și, când mașina nu e a lui, împuternicirea. Adaugă vinietele cumpărate din timp pentru statele care le cer și copia actului de identitate al proprietarului. Ține fotografii ale tuturor pe telefon, dar nu pleca doar cu fotografii: la o verificare se cere originalul.

Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.

Alte tipizate