- Excel + PDF: îl completezi pe calculator sau îl tipărești și îl scrii de mână
- Îl descarci imediat după plată și îl primești și pe email
- Factură pe email, pe persoană fizică sau pe firmă
Plătești cu cardul, Apple Pay sau Google Pay, prin NETOPIA Payments.
Decontul de cheltuieli e tabelul prin care un salariat sau administratorul justifică banii firmei pe care i-a cheltuit: fie un avans primit înainte, fie bani proprii pe care firma urmează să i-i restituie. Fiecare rând e o cheltuială cu documentul ei justificativ, iar la final iese diferența: cine cui datorează. Modelul de mai jos e în Excel, cu totalurile și diferența calculate automat, plus varianta PDF de tipărit pentru cine completează de mână.
Cum îl folosești
Completezi celulele galbene cu datele firmei, numele celui care decontează și avansul primit, dacă a existat. Apoi câte un rând pe cheltuială: data, felul documentului (bon, factură, bilet), numărul lui, ce s-a cumpărat și suma. Totalul, diferența de restituit sau de primit și rândul de verificare ies singure. Rândul albastru e un exemplu, îl ștergi la primul decont real. Semnează titularul, cel care verifică și cel care aprobă, iar documentele justificative se capsează în spatele decontului, în ordinea din tabel.
Ce se poate deconta
Cheltuieli făcute în interesul firmei, dovedite cu document: transport, cazare, combustibil, consumabile, protocol în limitele firmei. Bonul fiscal simplu ajunge la sume mici; unde vrei deducere completă și TVA, cere factură pe datele firmei. Diurna nu se decontează pe bonuri, ea se acordă pe zi prin ordinul de deplasare, iar cheltuielile personale strecurate între justificative rămân personale, oricât de frumos ar fi capsate.
De reținut
Avansul se justifică în termenul stabilit prin procedurile interne de la întoarcere sau de la cheltuială, iar restul se depune la casierie cu dispoziție de încasare. Un avans nejustificat luni de zile e, contabil, o creanță asupra omului, iar la administratorii de SRL devine subiectul preferat al controalelor: bani ridicați din firmă fără hârtii în spate. Decontul aprobat e și protecția celui care a cheltuit: din momentul aprobării, cheltuiala e a firmei, nu a lui.
Greșeli frecvente
Bonuri decolorate sau pierdute, înlocuite cu „știu eu cât a fost”. Deconturi strânse pe un trimestru întreg și predate teanc, cu documente din luni închise contabil. Combustibil decontat fără foaie de parcurs care să justifice drumurile. Aceeași cheltuială decontată de doi colegi care au mers împreună. Și diferența „rotunjită” din pix, în loc să iasă din adunare: exact ce prinde formula de verificare din model.
Confuzii frecvente
Decontul nu e dispoziție de plată: dispoziția e ordinul către casierie să dea sau să primească bani, decontul e justificarea lor. În practică merg pereche: dispoziție de plată la ridicarea avansului, decont la întoarcere, dispoziție de încasare pentru rest. Nu e nici ordin de deplasare, deși deconturile de deplasare se sprijină pe el; decontul acoperă orice cheltuială în interesul firmei, nu doar drumurile.
Momentul potrivit
Cât documentele sunt proaspete și lizibile, ideal în primele zile după cheltuială. Contabilii au un motiv practic să insiste: bonurile termice se șterg în câteva luni, iar un decont cu justificative ilizibile e un decont fără justificative. Pentru cheltuieli recurente, un decont pe lună e un ritm care mulțumește pe toată lumea.
Înainte să dai bani sau să semnezi cu cineva, vezi dacă firma e activă, dacă are datorii la stat și dacă e în insolvență. Verdict în 60 de secunde, 39 de lei.
Verifică firma înainte să plătești →Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.