Model registru de casă în Excel (2026)

Registrul de casă e evidența zilnică a numerarului: fiecare încasare și fiecare plată prin casierie, cu soldul la zi. E document obligatoriu pentru orice firmă care lucrează cu numerar și primul lucru cerut la un control de casă. Modelul de mai jos e în Excel, cu formulele deja puse: soldul se calculează singur pe fiecare rând, iar totalul zilei jos.

Cum îl folosești

Completezi celulele marcate cu galben (unitatea, casierul, data și soldul reportat din ziua precedentă), apoi câte un rând pentru fiecare operațiune, cu numărul actului de casă (chitanță, dispoziție) și explicația. Rândul albastru e un exemplu, îl ștergi după ce îl înlocuiești cu prima ta operațiune. Se ține câte o filă pe zi, iar soldul de la finalul zilei devine soldul reportat al zilei următoare. Varianta PDF e pentru cine preferă completarea de mână, pe hârtie.

De reținut

Registrul se completează zilnic, în ziua operațiunilor, nu retroactiv la finalul lunii. Soldul din registru trebuie să bată cu numerarul fizic din casierie în orice moment; la control, diferența în ambele sensuri e problemă. Ține minte și plafoanele legale de încasări și plăți în numerar din Legea 70/2015, pe care casieria trebuie să le respecte zi de zi.

Ce arată registrul și ce nu arată

Registrul urmărește un singur lucru: banii cash care intră și ies prin casierie. Nu e contabilitate și nu ține locul documentelor justificative. Fiecare rând trimite la un act: chitanță, dispoziție de plată sau de încasare către casierie, bon fiscal, decont de cheltuieli. Dacă actul lipsește, rândul din registru nu dovedește nimic singur. Fiecare încasare în numerar de la o persoană fizică se documentează cu o chitanță, iar ea e piesa justificativă din spatele rândului din registru.

Nu intră aici încasările prin POS, plățile prin bancă și transferurile între conturi. Acelea se urmăresc din extrasul bancar, iar amestecarea celor două evidențe e sursa clasică de sold care nu mai bate. Nici sumele ridicate de la bancă și aduse în casierie nu se sar peste: ele intră ca încasare, cu numărul actului de ridicare.

Cine îl cere

Inspectorii ANAF, într-un control de casă, cer registrul pe perioada verificată împreună cu numerarul aflat în casierie și cu actele de casă. Contabilul îl cere lunar, ca să înregistreze operațiunile de casierie. În firmele cu mai mulți asociați, registrul e și instrumentul prin care se vede cine a scos bani din casă și pe ce bază. Iar la o predare de gestiune între casieri, registrul și numerarul faptic sunt exact ce se semnează în procesul-verbal.

Greșeala pe care o fac cei mai mulți

Registrul completat retroactiv, în ultima zi a lunii, pe baza teancului de chitanțe. Se vede imediat: scrisul e identic pe toate filele, ordinea operațiunilor din aceeași zi nu are logică, iar pe parcurs apar zile în care soldul ar fi trebuit să fie negativ. Un sold negativ de casă e imposibil fizic, pentru că înseamnă că din casierie au ieșit bani pe care casieria nu îi avea. La control, e primul indiciu că evidența a fost făcută pe hârtie după fapt, iar de acolo discuția merge la plăți nejustificate sau la sume ridicate de asociați și neînregistrate.

A doua greșeală, mai puțin spectaculoasă: casieria ținută amestecat cu banii personali ai administratorului. Soldul scriptic devine o ficțiune, iar dacă la numărătoare lipsesc bani, explicația „i-am pus eu de acasă” nu se poate verifica de nimeni.

Ce se întâmplă dacă lipsește sau nu bate

Lipsa registrului nu se repară la fața locului, pentru că el trebuia completat zilnic, iar o reconstituire făcută în fața inspectorului nu are cum să fie credibilă. Diferența dintre soldul scriptic și numerarul găsit se consemnează în procesul-verbal, iar minusul de casă se impută casierului. Plusul nu e o veste bună: înseamnă încasări neînregistrate, deci suspiciune de venituri nedeclarate. În firmele mici, unde administratorul e și casier, ambele situații ajung tot la el.

Momentul potrivit

Fila se completează în ziua operațiunilor, la închiderea programului de casierie, când mai ții minte ce s-a întâmplat și ai actele pe masă. Dacă într-o zi nu ai avut mișcări de numerar, nu ești obligat să inventezi o filă goală; soldul se reportează în prima zi cu operațiuni. La finalul lunii registrul se totalizează, iar filele pleacă la contabilitate împreună cu actele de casă din zilele respective.

Când ai mai multe casierii

Dacă firma are puncte de lucru care încasează numerar, fiecare punct ține propriul registru, cu propriul sold și propriul casier. Un registru unic pentru trei magazine face imposibilă imputarea unui minus și complică orice inventar de casă. La fel, numerarul în valută se urmărește separat, pe fiecare monedă, nu convertit în lei pe fila în lei.

Plafoanele de numerar

Peste evidența zilnică se suprapun limitele de încasări și plăți în numerar stabilite de Legea 70/2015, care diferă în funcție de tipul operațiunii și de cine e partenerul. Casieria e locul unde se încalcă, de obicei fără intenție: o factură mare achitată cash unui furnizor, un avans de trezorerie prea generos, o încasare ruptă în mai multe chitanțe în aceeași zi ca să pară sub limită. Fragmentarea e tratată ca depășire, nu ca soluție. Verifică plafonul aplicabil înainte să plătești, pentru că după ce banii au ieșit din sertar nu mai există corectură.

Semnături și corecturi

Fila se semnează de casier și de persoana care o verifică la primire în contabilitate. Dacă ai greșit un rând deja scris, nu îl ștergi și nu îl acoperi cu corector: îl tai cu o linie, scrii varianta corectă alături și semnezi modificarea. O filă cu pastă corectoare pe ea ridică mai multe întrebări decât o tăietură asumată.

Confuzii frecvente

Registrul de casă nu e același lucru cu registrul de încasări și plăți ținut de PFA și de profesiile liberale în contabilitate în partidă simplă; acela urmărește toate încasările și plățile, indiferent de instrumentul folosit. Nu e nici jurnalul de vânzări, care ține de TVA și se construiește pe facturi, nu pe numerar. Și nu se confundă cu raportul de închidere al casei de marcat: bonul fiscal dovedește vânzarea, registrul dovedește ce s-a întâmplat cu banii după ce au ajuns în sertar.

Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.

Alte tipizate