Model fișă de post (2026)

Fișa postului e anexa contractului de muncă în care scrie negru pe alb ce are de făcut salariatul. Fără ea, orice discuție despre neîndeplinirea atribuțiilor, de la observație la concediere pentru necorespundere, pornește șchioapă: nu poți sancționa pe cineva pentru că nu a făcut ceva ce nu i-ai scris nicăieri că trebuie să facă. La ITM, lipsa fișelor de post e printre constatările frecvente.

Cum o completezi

Identifici postul cu denumirea și codul COR din contract, relațiile ierarhice și atribuțiile concrete, pe puncte. Regula de aur la atribuții: scrie ce face omul de fapt, nu formule generale copiate de pe internet; cinci atribuții reale bat cincisprezece teoretice. Modelul include și cele două clauze standard care acoperă situațiile neprevăzute: respectarea regulamentului intern și „orice alte sarcini specifice postului, în limitele legii și ale pregătirii”.

De reținut

Fișa se semnează de ambele părți, iar salariatul primește un exemplar, cu semnătură de primire. Se actualizează când se schimbă efectiv atribuțiile, prin fișă nouă semnată, nu prin înțelegeri verbale. Împreună cu criteriile de evaluare și cu contractul de muncă, formează dosarul minim de personal al oricărui angajat.

Ce scrie în fișă și ce nu are ce căuta acolo

O fișă completă are identificarea postului, locul în organigramă, atribuțiile, responsabilitățile și, unde e cazul, cerințele de ocupare: studii, experiență, autorizări sau permise. Ce nu are ce căuta acolo: salariul, programul de lucru și durata contractului. Acelea sunt clauze ale contractului individual de muncă, iar dacă le scrii și în fișă ajungi să le modifici în două locuri și să te contrazici singur. Fișa nu stabilește nici sancțiuni; regimul disciplinar stă în regulamentul intern.

Fișa nu e nici procedură de lucru. Diferența e simplă: fișa spune de ce răspunde omul, procedura spune cum se face treaba, pas cu pas. Firmele care le amestecă ajung cu fișe de zece pagini pe care nu le citește nimeni, nici salariatul, nici inspectorul.

Cine o cere, în ce situații

Inspectorii de muncă o cer la orice control pe relații de muncă, împreună cu contractele și cu evidența orelor lucrate. Instanța o cere în litigiile de muncă, ori de câte ori se discută dacă omul și-a făcut treaba. O mai cer auditorii pe standarde de calitate și finanțatorii pe proiecte cu fonduri, unde postul trebuie să existe și să fie descris. O cere, indirect, și medicul de medicina muncii, fiindcă riscurile la care e expus salariatul se deduc din ce face efectiv, nu din denumirea postului. La dosarele pentru subvenții de ocupare a forței de muncă, alături de fișele posturilor se depune de regulă și certificatul constatator al firmei.

Cum arată o atribuție bine scrisă

Verb la prezent, obiect concret, termen clar. „Întocmește lunar situația stocurilor și o transmite contabilității până la data stabilită” e o atribuție. „Asigură buna desfășurare a activității” nu e nimic, e o propoziție care nu poate fi nici îndeplinită, nici încălcată. Testul e acesta: dacă, uitându-te la un rând, nu poți spune dacă a fost făcut sau nu în luna trecută, rândul acela nu îți folosește la nimic.

Ordonează atribuțiile după cât timp ocupă în realitate, nu după cât de bine sună. Ce face omul zilnic stă sus, ce face o dată pe an stă jos. La un litigiu, ordinea aceasta spune singură care era esența postului.

Greșelile care se repetă

Cea mai frecventă e fișa copiată integral după un model găsit online, pentru un post care în firma ta arată complet altfel. Merge bine până în ziua în care vrei să tragi pe cineva la răspundere pentru ceva ce face zilnic, dar nu apare nicăieri în fișă. Sau invers, îi ceri socoteală pentru atribuții pe care nu le-a exercitat niciodată.

A doua: fișa semnată doar de angajator și ținută la dosar, fără exemplar predat salariatului. Fără semnătura lui, fișa valorează cât o ciornă. A treia: fișa nedatată. Fără dată nu poți dovedi că obligația exista înainte de fapta pentru care sancționezi, iar asta e exact ce se verifică.

Când se face și când se schimbă

Fișa se pregătește odată cu contractul și se semnează înainte de prima zi de lucru, nu după trei luni, când s-a mai liniștit lumea. Se actualizează atunci când se schimbă efectiv ce face omul. Dacă schimbarea atinge felul muncii, adică postul în sine, o fișă nouă nu e de ajuns: îți trebuie act adițional la contract, semnat de ambele părți. Dacă doar se adaugă ori se rearanjează sarcini în același post, fișa nouă, semnată și datată, e suficientă.

Fișa veche nu se aruncă. Se păstrează la dosarul de personal, ca să se vadă ce era valabil în fiecare perioadă. Într-un litigiu care privește fapte de acum doi ani, contează fișa de atunci, nu cea de azi.

Ce se întâmplă dacă lipsește

Lipsa ei nu blochează activitatea, dar rupe lanțul în două situații scumpe. La concedierea pentru necorespundere profesională, angajatorul trebuie să arate ce i s-a cerut omului și cum a fost evaluat; fără fișă și fără criterii de evaluare comunicate din timp, dosarul e gol. La cercetarea disciplinară, la fel: abaterea se raportează la o obligație scrisă, iar dacă obligația nu apare nicăieri, sancțiunea cade la contestație. Adaugă riscul de amendă la un control și ai tot tabloul.

Confuzii frecvente

Fișa postului nu se înregistrează nicăieri și nu se depune la vreo autoritate. Trăiește la dosarul de personal al firmei. În registrul electronic de evidență a salariaților se transmit ocupația și codul ei, nu conținutul fișei.

A doua confuzie ține de administrator. Administratorul care nu are contract de muncă nu are fișă de post; atribuțiile lui vin din actul constitutiv și din hotărârile asociaților. Dacă e și salariat, pe funcția de salariat are fișă ca oricine altcineva.

A treia: fișa nu ține loc de instruire pe securitatea muncii. Faptul că ai scris în ea că salariatul respectă normele nu înlocuiește fișa de instruire, completată și semnată la termen, cu tematica ei.

Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.

Alte tipizate