- Excel + PDF: îl completezi pe calculator sau îl tipărești și îl scrii de mână
- Îl descarci imediat după plată și îl primești și pe email
- Factură pe email, pe persoană fizică sau pe firmă
Plătești cu cardul, Apple Pay sau Google Pay, prin NETOPIA Payments.
Pontajul, oficial foaia colectivă de prezență, e documentul din care se calculează salariile și primul lucru cerut la un control ITM alături de contracte: dovedește cine a lucrat, cât și când. Angajatorul are obligația să țină evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat. Modelul de mai jos e în Excel, pe o lună întreagă, cu totalurile calculate automat.
Cum îl folosești
Completezi celulele galbene (unitatea, luna, anul) și câte un rând pe salariat. În dreptul fiecărei zile treci numărul de ore lucrate (8, 4, 10...) sau codul situației: CO pentru concediu de odihnă, CM pentru medical, AN pentru absență nemotivată, L pentru zi liberă legală. Coloanele din dreapta se calculează singure: totalul de ore adună cifrele, zilele lucrate se numără, iar concediile și absențele se contorizează după cod, pe salariat și pe total firmă. Rândul albastru e un exemplu completat, îl ștergi când începi pontajul real.
De reținut
Pontajul trebuie să bată cu contractele (norma din CIM), cu statul de salarii și cu Revisal; discrepanțele dintre ele sunt exact ce caută inspectorii ITM. Absențele nemotivate marcate AN sunt baza pentru procedura disciplinară, iar concediile pontate CO se leagă de cererile de concediu aprobate. Pontajul se semnează de întocmitor și administrator și se arhivează lunar.
Ce dovedește pontajul și ce nu
Pontajul arată prezența și numărul de ore, pe zile. Atât. Nu ține loc de contract individual de muncă, nu înlocuiește transmiterea în Revisal și nu e stat de plată. Cele patru documente se citesc împreună: contractul spune ce normă s-a convenit, Revisal arată ce s-a declarat, pontajul arată ce s-a lucrat efectiv, iar statul de plată arată ce s-a plătit pentru orele acelea. Un inspector care găsește o nepotrivire între ele nu mai are nevoie de altceva ca să deschidă discuția.
Cine îl cere
Inspecția Muncii, la orice control, împreună cu contractele și cu dovada plății salariilor. Contabilul, lunar, ca să calculeze drepturile salariale. Finanțatorul, dacă firma decontează salarii dintr-un proiect cu fonduri, unde pontajul devine bază de decont și se cere de regulă defalcat pe activități, nu ca simplu total lunar de ore. Instanța, în litigiile de muncă, unde angajatorul e cel care trebuie să dovedească ce a lucrat salariatul și ce i-a plătit. Fără pontaj, versiunea salariatului rămâne singura de pe masă.
Ore suplimentare, noapte, zile libere
Tot ce depășește norma trebuie să apară în pontaj în ziua în care s-a lucrat, nu compensat discret la finalul lunii. Orele suplimentare se compensează cu timp liber plătit sau, când asta nu e posibil în termenul prevăzut de lege, cu spor la salariu; munca de noapte și cea din zilele de repaus au regimul lor. Nimic din toate acestea nu se poate calcula corect dacă în pontaj apare 8 în fiecare zi lucrătoare, indiferent de realitate. Pentru sărbătorile legale, codul L din model separă zilele nelucrate de absențe, ceea ce schimbă calculul salariului.
Fiecare cod are un act în spate
CO se sprijină pe o cerere aprobată, CM pe certificatul medical primit de la salariat, AN pe constatarea absenței, făcută în scris în ziua respectivă. Codurile puse fără document justificativ sunt cea mai simplă cale de a pierde un litigiu: pontajul singur nu dovedește că salariatul a fost în concediu, dovedește doar ce a scris angajatorul. Ține actele în același dosar cu fila lunii și legătura dintre ele se face de la sine.
Greșeala pe care o fac cei mai mulți
Pontaj identic pe toți salariații, completat în ultima zi a lunii, cu 8 ore peste tot. Se recunoaște după detalii: apar ore lucrate în zile de sărbătoare legală, salariații cu normă parțială au tot 8 ore, iar cineva aflat în concediu medical figurează prezent la muncă. La un contract cu timp parțial, pontajul cu normă întreagă e contradicția cea mai costisitoare, pentru că sugerează muncă prestată dincolo de ce s-a declarat.
A doua greșeală: salariatul nou, care începe munca înainte ca actele lui să fie transmise. Pontajul îl arată prezent, Revisal nu îl are încă, iar diferența de o zi între cele două e suficientă. Ordinea corectă e inversă și nu are excepții practice.
Telemuncă și program flexibil
Obligația de a ține evidența orelor rămâne și când oamenii lucrează de acasă sau cu program individualizat. Se schimbă doar sursa datelor: în loc de condică la intrare, ai raportarea salariatului, jurnalul din aplicația de lucru sau confirmarea pe email. Ce contează e să existe o regulă stabilă, aplicată la fel toată luna, și ca fiecare cifră din pontaj să poată fi explicată dacă cineva întreabă de unde vine.
Momentul potrivit
Zilnic, sau cel târziu la finalul săptămânii, cât timp datele mai sunt verificabile. Fila se închide după ultima zi a lunii, se compară cu concediile aprobate și cu certificatele medicale primite, apoi pleacă la contabilitate înainte de calculul salariilor. Dacă un certificat medical ajunge după ce ai închis luna, corectezi fila și notezi corectura; nu o lași pe luna următoare, pentru că atunci nu mai bate nici cu statul de plată, nici cu declarația depusă.
Confuzii frecvente
Condica de prezență și pontajul nu sunt același lucru. Condica se semnează de salariat la venire și la plecare și e o dovadă în plus, utilă în litigii, dar din ea nu se calculează nimic. Pontajul e documentul centralizator din care ies orele lunii. Multe firme le țin pe amândouă, iar cine face asta trebuie să se asigure că spun aceeași poveste, pentru că prima nepotrivire între ele e cea care se citește împotriva angajatorului.
Nici raportul de activitate al unui colaborator nu e pontaj. Colaboratorii pe contract civil nu se pontează, fiindcă nu au program impus de beneficiar. Dacă totuși îi treci în pontaj, ai construit singur argumentul că relația e de fapt una de muncă.
Banca, licitațiile și partenerii îți cer certificatul constatator al firmei tale. Îl comanzi cu CUI-ul și îl primești pe email în circa 10 minute, semnat electronic, 79 de lei.
Comandă certificat constatator →Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.