- Word + PDF: îl completezi pe calculator sau îl tipărești și îl scrii de mână
- Îl descarci imediat după plată și îl primești și pe email
- Factură pe email, pe persoană fizică sau pe firmă
Plătești cu cardul, Apple Pay sau Google Pay, prin NETOPIA Payments.
Nota de informare GDPR pentru salariați îi spune fiecărui angajat ce date personale prelucrezi despre el, de ce, pe ce temei legal, cui le dai, cât le păstrezi și ce drepturi are. Art. 13 din Regulamentul (UE) 2016/679 te obligă să dai aceste informații când colectezi datele, deci la angajare. Modelul e nota completă, cu o confirmare de primire la final.
De ce nu un „acord GDPR”
Multe firme pun angajatul să semneze că „își dă acordul” pentru prelucrarea datelor. E greșit. Consimțământul e valabil doar dacă e liber dat, iar între angajator și salariat există un dezechilibru de putere: angajatul nu poate refuza fără să se teamă de consecințe. Comitetul European pentru Protecția Datelor spune în Ghidul 05/2020 că, pentru majoritatea prelucrărilor la locul de muncă, consimțământul nu e temeiul potrivit.
Temeiurile corecte sunt altele: executarea contractului de muncă (art. 6 alin. (1) lit. b), obligațiile legale ale angajatorului (lit. c), adică Revisal, salarizare, declarații la ANAF, medicina muncii, și interesul legitim (lit. f), pentru securitatea spațiilor sau apărarea în litigii. Pentru datele de sănătate se adaugă art. 9 alin. (2) lit. b). Pe ele nu le poate „retrage” nimeni, așa că un acord semnat doar te încurcă. Consimțământul rămâne numai pentru lucruri opționale, cum ar fi poza angajatului pe site.
Ce trebuie să conțină nota
Identitatea și datele de contact ale operatorului, datele responsabilului cu protecția datelor dacă ai desemnat unul, scopurile și temeiul fiecăruia, interesele legitime invocate, destinatarii, transferurile în afara Spațiului Economic European, durata stocării, drepturile angajatului (acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție, portabilitate), dreptul de a face plângere la ANSPDCP, dacă furnizarea datelor e obligatorie și ce se întâmplă dacă refuză, plus existența deciziilor automate.
Camere video, email și GPS
Dacă monitorizezi angajații prin camere sau prin mijloace electronice, art. 5 din Legea 190/2018 pune condiții cumulative: interes legitim temeinic justificat, informarea prealabilă completă și explicită a angajaților, consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților înainte de instalare, mijloace mai puțin intruzive încercate fără rezultat și păstrarea înregistrărilor cel mult 30 de zile, cu excepțiile din lege. Modelul are secțiunea de monitorizare de completat cu da sau nu, zonele și data consultării. Camerele în vestiare sau la toaletă nu trec de niciun test.
Cum o folosești
Completezi datele firmei, bifezi ce monitorizare ai, treci firmele care primesc date (contabilitate, salarizare, medicina muncii, pază, IT) și termenele tale de păstrare. O dai fiecărui angajat nou odată cu contractul individual de muncă și celor existenți ori de câte ori schimbi ceva, de exemplu când montezi camere. Angajatul semnează confirmarea de primire, iar tu păstrezi exemplarul semnat la dosarul de personal, la fel ca luarea la cunoștință a regulamentului intern.
Firmele care primesc datele
Contabilul extern, firma de salarizare sau cea de pază sunt persoane împuternicite: prelucrează date în numele tău și au nevoie de un contract scris care să respecte art. 28 din Regulament. Înainte să le dai datele angajaților, verifică cel puțin că firma există și e activă. Pentru confidențialitate cu colaboratorii care nu sunt împuterniciți, există acordul de confidențialitate.
Greșeli frecvente
„Acordul GDPR” semnat la angajare în loc de informare. Camere montate fără consultarea angajaților. Imagini păstrate luni de zile. Copii după actul de identitate cerute fără motiv. Și o notă copiată de la altă firmă, cu destinatari și termene care nu au legătură cu ce faci tu.
Exemplu completat
Întrebări frecvente
Trebuie să semneze angajații un acord GDPR?
Nu. Prelucrarea se bazează pe contractul de muncă și pe obligațiile legale. Angajații semnează doar că au primit nota de informare.
Când dau nota de informare?
La angajare, când colectezi datele, și din nou ori de câte ori schimbi scopurile, destinatarii sau introduci monitorizarea.
Pot monta camere video la birou?
Doar în condițiile art. 5 din Legea 190/2018: interes legitim, informare prealabilă, consultarea angajaților, mijloace mai puțin intruzive încercate și păstrare de cel mult 30 de zile.
Am nevoie de DPO?
Doar în cazurile din art. 37 din Regulament, de exemplu monitorizare pe scară largă sau date sensibile prelucrate ca activitate principală. Majoritatea firmelor mici nu au obligația.
Unde poate face plângere un angajat?
La Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), pe dataprotection.ro.
Înainte să dai datele angajaților unei firme de contabilitate sau de pază, vezi dacă e activă, ce cifre are și dacă are datorii. Raport în 60 de secunde, 39 de lei.
Verifică firma de salarizare →Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.