- Word + PDF: îl completezi pe calculator sau îl tipărești și îl scrii de mână
- Îl descarci imediat după plată și îl primești și pe email
- Factură pe email, pe persoană fizică sau pe firmă
Plătești cu cardul, Apple Pay sau Google Pay, prin NETOPIA Payments.
Contractul cu noul contabil și predarea documentelor de la cel vechi. Separat ar costa 14 de lei.
- contract de prestări servicii de contabilitate
- proces-verbal de predare-primire a documentelor contabile (acesta)
Când schimbi contabilul sau firma de contabilitate, actele firmei trebuie să treacă dintr-o mână în alta fără goluri. Procesul-verbal de predare-primire a documentelor contabile arată exact ce s-a predat, pentru ce perioadă și în ce format. Răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității rămâne a administratorului (art. 10 din Legea contabilității nr. 82/1991), deci tu ești cel care pierde dacă un registru lipsește la un control.
Când îți trebuie
La încetarea contractului de prestări servicii cu contabilul extern, la plecarea contabilului angajat, la mutarea arhivei sau la preluarea firmei de noi asociați. Predarea se poate face direct către noul prestator, dar e mai sigur să semneze și administratorul, ca primitor.
Ce se predă
Registrul-jurnal (14-1-1), registrul-inventar (14-1-2) și cartea mare (14-1-3), balanțele lunare, situațiile financiare anuale cu dovezile de depunere, declarațiile fiscale cu recipisele (inclusiv D406 SAF-T, D300, D112, D100, D394, după caz), dosarele de documente justificative pe luni, statele de salarii și ce ține de REVISAL, contractele, deciziile de inventariere și listele, fișele mijloacelor fixe, exportul bazei de date din programul de contabilitate. Tabelul din model are 12 rânduri; dacă ai mai multe poziții, anexează un borderou.
Accesul în SPV și parolele
Nu scrie în procesul-verbal parole, coduri PIN sau datele certificatelor digitale. Hârtia circulă, se scanează și se arhivează. Treci doar data la care încetează accesul fostului contabil, revocă împuternicirea lui la ANAF și schimbă parolele la programul de contabilitate, bancă și e-Factura. Noul contabil primește acces pe numele lui, după semnarea noului contract.
Cât păstrezi documentele
După modificarea adusă de Legea nr. 36/2023, art. 25 din Legea contabilității prevede păstrarea registrelor obligatorii și a documentelor justificative timp de 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului, inclusiv pentru statele de salarii. Situațiile financiare anuale se păstrează 10 ani (art. 28). Documentele care dovedesc proveniența bunurilor cu durată de viață de peste 5 ani se păstrează pe durata lor de viață. Pentru documentele întocmite înainte de 2023 se aplica vechiul regim (10 ani, iar statele de salarii 50 de ani), așa că nu arunca arhiva veche fără să verifici cu contabilul. Ține cont și de prescripția fiscală: ANAF poate stabili obligații pe 5 ani, iar în cazurile de evaziune pe 10 ani.
Greșeli frecvente
Predare „la cutie”, fără listă, în care nimeni nu știe ce lipsește. Lipsa exportului electronic, care îl obligă pe noul contabil să reintroducă anul. Fostul contabil care condiționează predarea de plata unei facturi: documentele sunt ale firmei, iar disputa pe onorariu se rezolvă separat. Și parole scrise pe procesul-verbal, rămase active luni de zile după plecare.
Cum îl completezi
Treci contractul care încetează, cine predă și cine primește (cu numărul din Tabloul CECCAR, dacă e un profesionist), perioada, apoi fiecare registru sau dosar pe un rând, cu formatul și numărul de volume. Notezi ultima balanță și ultimele declarații depuse, ca să fie clar de unde preia noul contabil. Modelul îl primești în Word și PDF.
Ce urmează
Semnezi noul contract și verifici, la prima balanță, că soldurile preluate se potrivesc cu ultima balanță predată. Dacă ți se cer și acte despre firmă la zi, un certificat constatator arată sediul, asociații și administratorii înregistrați.
Exemplu completat
Întrebări frecvente
Cât timp păstrez documentele contabile?
Registrele și documentele justificative, inclusiv statele de salarii, 5 ani de la 1 iulie a anului următor exercițiului, după Legea nr. 36/2023. Situațiile financiare anuale, 10 ani.
Mai trebuie păstrate statele de salarii 50 de ani?
Pentru documentele noi, nu: art. 25 din Legea contabilității le include în termenul de 5 ani. Pentru statele de dinainte de 2023 verifică regimul aplicabil înainte să le distrugi.
Poate fostul contabil să rețină actele până îi plătesc?
Documentele aparțin firmei, iar administratorul răspunde de ele. Disputa pe onorariu se rezolvă separat, prin somație sau în instanță.
Trec parolele SPV în procesul-verbal?
Nu. Treci doar data la care încetează accesul fostului contabil, apoi revoci împuternicirea și schimbi parolele.
Cine semnează procesul-verbal?
Cel care predă, administratorul firmei și, dacă e cazul, noul contabil. Fiecare păstrează un exemplar original.
Noul contabil îți cere datele la zi ale firmei? Certificatul constatator ajunge pe email în circa 10 minute.
Comandă certificatul constatator →Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.