- Excel + PDF: îl completezi pe calculator sau îl tipărești și îl scrii de mână
- Îl descarci imediat după plată și îl primești și pe email
- Factură pe email, pe persoană fizică sau pe firmă
Plătești cu cardul, Apple Pay sau Google Pay, prin NETOPIA Payments.
Registrul activităților de prelucrare e evidența pe care GDPR o cere la art. 30: ce date personale prelucrează firma, de ce, pe ce temei, cui le transmite și cât le păstrează. E primul document pe care îl cere Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) la un control sau după o plângere, pentru că din el se vede dacă firma știe ce face cu datele. Modelul e în Excel, cu liste de alegere și cu activitățile tipice ale unei firme mici deja completate, ca punct de plecare.
Cine trebuie să-l țină
Art. 30 alin. (5) din GDPR scutește firmele cu mai puțin de 250 de angajați, dar numai dacă prelucrarea e ocazională, nu prezintă riscuri și nu privește date sensibile. Orice firmă cu salariați prelucrează însă date în mod regulat (salarizare, dosare de personal) și date sensibile (concediile medicale), așa că, practic, scutirea nu se aplică aproape niciunui angajator. Registrul îl ține operatorul, adică firma, și separat, pentru datele prelucrate în numele clienților, persoana împuternicită: un cabinet de contabilitate, o firmă de salarizare sau de IT.
Ce conține modelul
Foaia „Operator” are coloanele cerute de art. 30 alin. (1): activitatea, scopul, temeiul legal (din listă: art. 6 și, pentru date sensibile, art. 9), categoriile de persoane vizate și de date, destinatarii, transferurile în afara Spațiului Economic European și garanțiile, termenul de ștergere și măsurile de securitate. E precompletată cu opt activități obișnuite: resurse umane și salarizare, recrutare, contabilitate și facturare, clienți persoane fizice, furnizori, videosupraveghere, site și formular de contact, newsletter. Foaia „Persoană împuternicită” urmează art. 30 alin. (2), pentru firmele care prelucrează date pentru alții. Foaia „Date firmă” are operatorul, reprezentantul și responsabilul cu protecția datelor, dacă există.
Cum îl completezi
Pornește de la ce faci efectiv: șterge activitățile care nu te privesc și adaugă-le pe cele lipsă. Verifică pentru fiecare termenul de păstrare: pentru documentele contabile, inclusiv statele de salarii întocmite din 2023, e de 5 ani de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului, iar pentru imaginile video regula folosită în practică, pe linia recomandărilor ANSPDCP, e de cel mult 30 de zile, dacă o lege specială nu spune altfel. Pune măsurile de securitate reale: parole, acces restricționat, copii de siguranță, dulap încuiat. Salariații trebuie informați separat, cu nota de informare GDPR pentru salariați.
Forma și actualizarea
GDPR cere ca registrul să fie scris, inclusiv în format electronic, și pus la dispoziția autorității la cerere. Actualizează-l când începi o activitate nouă (de exemplu un magazin online sau camere video), când schimbi un furnizor care prelucrează date sau când se schimbă termenele legale. Trece data ultimei actualizări pe fiecare rând. Dacă primești o cerere de acces la date de la cineva, registrul îți arată imediat ce ai despre el; pentru răspuns poți porni de la modelul de cerere de acces.
Greșeli frecvente
Registru generic, cu „toate datele, toate scopurile”. Consimțământul trecut ca temei pentru salarizare, unde temeiul e obligația legală și contractul. Termene de păstrare „nelimitat”. Furnizorii care prelucrează date (contabil, firmă de salarizare, hosting) lipsă de la destinatari. Și registrul făcut o dată, la intrarea în vigoare a GDPR în 2018, și uitat de atunci.
Exemplu completat
Întrebări frecvente
Este obligatoriu registrul de prelucrări GDPR pentru o firmă mică?
Practic, da, pentru orice angajator. Scutirea pentru firmele sub 250 de angajați nu se aplică dacă prelucrarea nu e ocazională sau include date sensibile, cum sunt cele din concediile medicale.
Ce trebuie să conțină registrul?
Potrivit art. 30 alin. (1) din GDPR: datele operatorului, scopurile, categoriile de persoane și de date, destinatarii, transferurile în afara SEE, termenele de ștergere și măsurile de securitate.
Registrul se poate ține în Excel?
Da. GDPR cere formă scrisă, inclusiv electronică, și prezentarea lui la cererea autorității.
Cine ține registrul la contabilul extern?
Firma ta, ca operator, își ține registrul. Cabinetul de contabilitate ține și el un registru, ca persoană împuternicită, pentru datele prelucrate în numele clienților (art. 30 alin. (2)).
Cât se păstrează înregistrările video?
În practică, pe linia recomandărilor ANSPDCP, cel mult 30 de zile, dacă o lege specială nu prevede altfel sau dacă imaginile nu sunt necesare pentru un incident.
Alegi un furnizor care îți va prelucra datele (contabilitate, salarizare, IT)? Raportul de firmă îți arată în 60 de secunde dacă e o firmă serioasă.
Verifică o firmă →Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.