- Word + PDF: îl completezi pe calculator sau îl tipărești și îl scrii de mână
- Îl descarci imediat după plată și îl primești și pe email
- Factură pe email, pe persoană fizică sau pe firmă
Plătești cu cardul, Apple Pay sau Google Pay, prin NETOPIA Payments.
Referatul de necesitate e documentul intern prin care un compartiment cere aprobarea unei achiziții: spune ce trebuie cumpărat, în ce cantitate, de ce, cu cât și din ce bani. Îl semnează șeful compartimentului care are nevoie de produse, servicii sau lucrări și îl aprobă conducătorul instituției sau administratorul firmei. Pe baza lui, compartimentul de achiziții face cumpărarea, iar contabilitatea are justificarea cheltuielii.
Când îți trebuie
În instituțiile publice, la orice achiziție. Normele de aplicare a Legii 98/2016 (HG 395/2016) cer compartimentelor interne să transmită compartimentului de achiziții necesitățile de produse, servicii și lucrări, cu valoarea estimată, iar pe baza lor se fac strategia anuală și programul anual al achizițiilor publice. Referatul e forma în care se transmit aceste necesități și apare și la achizițiile directe. În proiectele cu fonduri europene, beneficiarii privați îl folosesc pentru a arăta că achiziția era necesară pentru proiect. În firme, îl cere procedura de control intern: nicio cheltuială peste o anumită sumă fără cerere scrisă și aprobare.
Ce trebuie să conțină
Compartimentul solicitant și persoana care întocmește referatul. Obiectul achiziției, cu cod CPV la instituțiile publice. Lista produselor sau serviciilor, cu unitate de măsură, cantitate și preț estimat. Valoarea totală estimată, fără TVA și cu TVA. Cum ai estimat valoarea: oferte, catalogul SEAP, achiziții anterioare. Justificarea, adică pentru ce e nevoie și ce se întâmplă dacă nu se cumpără. Cerințele tehnice minime. Termenul și locul livrării. Sursa de finanțare. Vizele și aprobarea.
Valoarea estimată
La instituțiile publice, valoarea estimată fără TVA decide modalitatea de atribuire: sub pragul de la art. 7 alin. (5) din Legea 98/2016 se poate face achiziție directă, peste el se aplică o procedură. Pragurile s-au modificat de mai multe ori, așa că verifică valoarea în vigoare la data referatului, în textul actualizat al legii sau pe site-ul ANAP. Legea interzice împărțirea unei achiziții în mai multe referate ca să rămâi sub prag. Dacă ai nevoie de același produs pentru tot anul, cere-l într-un singur referat.
Cum se completează
Pornește de la nevoie, nu de la furnizor. Cere două sau trei oferte de preț pentru estimare și păstrează-le la dosar. Trece cantitățile realiste pentru perioada acoperită. Scrie justificarea în fraze concrete: „imprimanta din registratură s-a defectat, iar reparația costă mai mult de jumătate din prețul unei imprimante noi”, nu „pentru buna desfășurare a activității”.
Circuitul referatului
Șeful compartimentului îl semnează și îl înregistrează. Compartimentul financiar-contabil confirmă că există fonduri în buget. La instituțiile publice urmează, unde e cazul, viza de control financiar preventiv. Conducătorul aprobă. Apoi compartimentul de achiziții alege furnizorul, emite comanda sau încheie contractul, iar la primirea bunurilor se întocmește nota de intrare-recepție.
În firme
Nicio lege nu obligă un SRL să aibă referate de necesitate, dar ele rezolvă două probleme: arată la un control fiscal că cheltuiala a fost făcută în scopul activității economice și împiedică achizițiile făcute fără știrea administratorului. Stabilește în procedura internă de la ce sumă e nevoie de referat și cine îl aprobă.
Greșeli frecvente
Referat întocmit după ce factura a sosit. Valoare estimată copiată dintr-o singură ofertă, fără alte comparații. Lipsa sursei de finanțare. Aceeași achiziție împărțită în mai multe referate mici. Și justificări generice, care nu spun de ce e nevoie de acel produs anume.
Exemplu completat
Întrebări frecvente
Cine semnează referatul de necesitate?
Îl întocmește și semnează șeful compartimentului care are nevoie de achiziție. Îl aprobă conducătorul instituției sau administratorul firmei, după viza financiar-contabilă.
Este obligatoriu referatul de necesitate în firme private?
Nu prin lege, dar e util pentru control intern și pentru a justifica cheltuiala la un control fiscal. La proiectele cu fonduri europene îl cer de regulă regulile programului.
Ce valoare trec, cu TVA sau fără?
Valoarea estimată se trece fără TVA, pentru că după ea se stabilește modalitatea de atribuire. Poți trece și valoarea cu TVA, pentru buget.
Care e pragul pentru achiziția directă?
E stabilit la art. 7 alin. (5) din Legea 98/2016, separat pentru produse și servicii și pentru lucrări. Verifică valoarea în vigoare pe site-ul ANAP înainte de achiziție.
Pot face mai multe referate mici pentru aceeași achiziție?
Nu, dacă scopul e să rămâi sub prag. Legea 98/2016 interzice divizarea achiziției pentru a evita procedura.
Înainte să semnezi comanda, vezi dacă furnizorul e activ, ce cifră de afaceri are și dacă are datorii sau insolvență. Raport în 60 de secunde, 39 de lei.
Verifică furnizorul →Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.