- Word + PDF: îl completezi pe calculator sau îl tipărești și îl scrii de mână
- Îl descarci imediat după plată și îl primești și pe email
- Factură pe email, pe persoană fizică sau pe firmă
Plătești cu cardul, Apple Pay sau Google Pay, prin NETOPIA Payments.
Înștiințarea de plată e o scrisoare amiabilă prin care îi amintești unui client că are facturi neplătite, îi spui suma, contul în care să plătească și până când. E primul pas, înaintea somației: tonul e politicos, presupui că plata a fost uitată, nu refuzată. În multe cazuri, o înștiințare trimisă la câteva zile după scadență rezolvă problema fără avocat și fără instanță. Modelul de mai jos are un tabel pentru facturi, termenul de plată și o confirmare de primire.
Când o trimiți
La 3-10 zile după scadența unei facturi neplătite, sau când vezi la reconcilierea lunară că un client are mai multe facturi restante. Funcționează bine cu clienții vechi, cu care vrei să continui colaborarea. Dacă știi că între voi există o neînțelegere pe fondul facturii, mai potrivită e o discuție sau o scrisoare de confirmare a soldului, ca să vezi ce sumă recunoaște clientul.
Înștiințare, notificare sau somație
Înștiințarea de plată e o reamintire, fără efecte juridice speciale. Notificarea de punere în întârziere e actul prin care, potrivit art. 1522 din Codul civil, îi acorzi debitorului un termen pentru executare; între profesioniști, pentru obligațiile de plată din activitatea firmei, debitorul e de regulă în întârziere de drept de la scadență (art. 1523), dar notificarea rămâne o dovadă utilă. Somația de plată e ultimul avertisment: trimisă prin executor sau prin scrisoare recomandată cu conținut declarat și confirmare de primire, cu termen de 15 zile, e condiția pentru cererea de ordonanță de plată (art. 1014 din Codul de procedură civilă). Înștiințarea nu ține loc de somație.
Ce trebuie să conțină
Datele firmei tale și ale clientului, numărul de înregistrare, lista facturilor (serie, număr, data emiterii, scadența, valoarea, restul de plată), totalul în cifre și în litere, termenul de plată, contul IBAN și titularul lui, o persoană de contact. Adaugă și o frază pentru cazul în care plata a fost deja făcută: evită un conflict inutil cu un client care a plătit ieri.
Dobânzi și penalități
Între profesioniști, Legea nr. 72/2013 îți dă dreptul la dobânda legală penalizatoare (rata de referință BNR plus 8 puncte procentuale) de la ziua următoare scadenței, dacă în contract nu ați convenit alte penalități, plus o sumă minimă de 40 de euro pentru costurile de recuperare. În înștiințare poți doar să amintești aceste drepturi, fără să le calculezi încă. Dacă clientul plătește la termen, de obicei renunți la ele.
Cum o completezi și cum o trimiți
Trece în tabel fiecare factură, cu restul de plată real, după încasările parțiale. Alege un termen rezonabil, de 5-10 zile. Trimite înștiințarea pe e-mail, cu PDF semnat, sau prin poștă. Pentru sume mari, folosește scrisoare cu confirmare de primire: dovada trimiterii te ajută dacă ajungi mai târziu la somație sau în instanță. Notează data trimiterii în evidența ta de creanțe.
Ce faci dacă nu plătește
Dacă termenul trece fără plată și fără răspuns, trimite somația de plată, cu termen de 15 zile. Dacă clientul vrea să plătească în rate, consemnați termenele într-un acord de eșalonare a plății, care recunoaște datoria și întrerupe prescripția. Nu lăsa creanța să se învechească: dreptul de a cere plata se prescrie, ca regulă, în 3 ani de la scadență. Înainte să livrezi din nou pe credit, poți verifica firma clientului.
Greșeli frecvente
Ton amenințător la prima reamintire, care strică relația. Sume greșite, fără plățile parțiale scăzute. Lipsa IBAN-ului sau a numerelor de factură. Termen de plată „imediat”. Și trimiterea către o adresă de e-mail generală pe care nu o citește nimeni: cere numele persoanei de la contabilitatea clientului.
Exemplu completat
Întrebări frecvente
Ce este o înștiințare de plată?
O scrisoare amiabilă prin care îi amintești clientului de facturile neplătite, cu suma, contul și termenul de plată. E mai blândă decât somația.
Înștiințarea de plată ține loc de somație pentru ordonanța de plată?
Nu. Pentru ordonanța de plată ai nevoie de somația prevăzută de art. 1014 din Codul de procedură civilă, comunicată prin executor sau scrisoare recomandată, cu termen de 15 zile.
Pot cere penalități în înștiințarea de plată?
Poți aminti dreptul la penalitățile din contract sau la dobânda legală penalizatoare din Legea 72/2013. De regulă, le calculezi doar dacă plata nu vine.
Cât termen de plată dau prin înștiințare?
Nu există un termen legal pentru înștiințare. În practică se dau 5-10 zile.
Pe ce cale trimit înștiințarea de plată?
Pe e-mail sau prin poștă. Pentru sume mari, folosește scrisoarea cu confirmare de primire, ca să ai dovada trimiterii.
Înainte să insiști sau să dai din nou marfă pe credit, vezi într-un raport dacă clientul are datorii, pierderi sau e în insolvență. Verdictul vine în 60 de secunde.
Verifică firma clientului →Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.