- Word + PDF: îl completezi pe calculator sau îl tipărești și îl scrii de mână
- Îl descarci imediat după plată și îl primești și pe email
- Factură pe email, pe persoană fizică sau pe firmă
Plătești cu cardul, Apple Pay sau Google Pay, prin NETOPIA Payments.
Inventarierea anuală de la decizie la procesul-verbal, plus confirmarea soldurilor cu clienții și furnizorii. Separat ar costa 28 de lei.
- decizie de inventariere
- listă de inventariere
- proces-verbal de inventariere
- scrisoare de confirmare a soldului (acesta)
Scrisoarea de confirmare a soldului este cererea prin care îi trimiți unui client sau furnizor soldul din contabilitatea ta și îl rogi să confirme, în scris, că are aceeași sumă în evidențele lui. Se folosește mai ales la sfârșitul anului, la inventarierea creanțelor și datoriilor, dar și înaintea unei compensări, a unei cesiuni sau a unui proces. Modelul conține scrisoarea, tabelul documentelor și un talon de răspuns cu două variante: de acord sau în dezacord.
De ce o trimiți
Legea contabilității nr. 82/1991 obligă firma să inventarieze elementele de activ și de pasiv cel puțin o dată pe an. Ordinul MFP nr. 2861/2009, pct. 28, prevede că creanțele și obligațiile față de terți se verifică și se confirmă pe bază de extrase de cont sau prin punctaje reciproce scrise, cel puțin pentru soldurile cu pondere însemnată. Refuzul de confirmare și nerespectarea procedurii sunt abateri de la normele de inventariere. Auditorii folosesc aceeași tehnică sub numele de circularizare și trimit ei înșiși scrisorile, ca răspunsul să nu treacă prin firmă.
Când îți trebuie
La închiderea anului, pentru clienții și furnizorii cu solduri mari sau vechi. Înaintea unui proces-verbal de compensare, ca să lucrați pe aceleași facturi. Înainte să vinzi o creanță printr-un contract de cesiune de creanță. Și când vrei să afli dacă un client contestă o factură, înainte să-i trimiți o notificare de punere în întârziere.
Ce trebuie să conțină
Data la care se confirmă soldul (de regulă 31 decembrie), suma și cui îi este favorabilă: creanță a ta, dacă e client, sau datorie a ta, dacă e furnizor. Lista documentelor neachitate, cu numărul, data și scadența. Un termen de răspuns rezonabil, de obicei 10-15 zile. O persoană de contact. Talonul trebuie să permită ambele răspunsuri; dacă partenerul nu e de acord, îi ceri documentele care explică diferența: o plată pe care tu nu ai înregistrat-o, o factură pe care el nu a primit-o, o notă de credit.
Confirmarea și prescripția
Simpla trimitere a scrisorii nu întrerupe termenul de prescripție de 3 ani. Art. 2537 din Codul civil arată că prescripția se întrerupe prin recunoașterea dreptului de către debitor. O confirmare semnată, fără rezerve, poate fi folosită ca recunoaștere a datoriei, dar instanțele o analizează împreună cu celelalte probe. Dacă soldul e vechi, păstrează originalul talonului semnat sau e-mailul de la adresa oficială a clientului.
Ce faci cu răspunsurile
Soldurile confirmate se trec în listele de inventariere. Diferențele se lămuresc înainte de bilanț: înregistrezi documentele lipsă sau corectezi erorile. Creanțele contestate sau neconfirmate rămân în evidență, dar contabilul poate decide ajustări pentru depreciere, iar cele în litigiu se urmăresc separat. Pentru partenerii care nu răspund deloc, notează în dosarul de inventariere data trimiterii și dovada.
Cum se trimite
Pe e-mail, cu fișierul PDF semnat, sau prin poștă. Pentru solduri mari, cere răspunsul pe hârtie, cu semnătură și ștampilă, ori semnat electronic. Nu folosi scrisoarea ca somație: tonul neutru crește șansele să primești răspuns. Dacă soldul e neplătit de mult, folosește separat o somație de plată.
Greșeli frecvente
Scrisoare fără lista facturilor, la care partenerul nu poate verifica nimic. Sold trimis în favoarea greșită. Facturi în valută fără cursul folosit. Termen de răspuns după data la care trebuie închis bilanțul.
Exemplu completat
Întrebări frecvente
Este obligatorie confirmarea soldurilor?
Ordinul MFP 2861/2009 cere verificarea și confirmarea creanțelor și datoriilor față de terți la inventariere, prin extrase de cont sau punctaje. În practică se trimite pentru soldurile semnificative.
Partenerul este obligat să răspundă?
Ordinul tratează refuzul de confirmare ca abatere de la normele de inventariere, dar nu există o procedură prin care să-l obligi. Dacă nu răspunde, notezi asta în dosarul de inventariere.
Confirmarea soldului întrerupe prescripția?
Trimiterea scrisorii nu. O confirmare semnată de debitor, fără rezerve, poate valora recunoaștere a datoriei (art. 2537 Cod civil), dar instanța o apreciază împreună cu celelalte probe.
Ce sold trec, cu TVA sau fără?
Soldul din contabilitate, cu TVA inclus, exact cum apare în fișa clientului sau a furnizorului. Pentru facturile în valută menționează și valuta.
Se poate trimite pe e-mail?
Da. Pentru solduri mari, cere talonul înapoi semnat și ștampilat sau semnat electronic, de pe o adresă oficială a firmei.
Un client care nu răspunde la confirmarea soldului poate avea probleme. Raportul de firmă arată datoriile, insolvența și bilanțul lui, cu verdict în 60 de secunde.
Verifică clientul →Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.