- Word + PDF: îl completezi pe calculator sau îl tipărești și îl scrii de mână
- Îl descarci imediat după plată și îl primești și pe email
- Factură pe email, pe persoană fizică sau pe firmă
Plătești cu cardul, Apple Pay sau Google Pay, prin NETOPIA Payments.
Acordul de utilizare a autoturismului personal în interes de serviciu stabilește regulile când un salariat sau administratorul își folosește propria mașină pentru drumurile firmei: ce deplasări se decontează, cu ce normă de consum, pe ce documente și în cât timp primește banii. Mașina rămâne a lui și în folosința lui. Firma nu o preia, deci nu suportă reparațiile, asigurările sau uzura, ci doar carburantul pentru kilometrii făcuți pentru ea.
Când îți trebuie
Când firma nu are mașină sau nu are destule, iar oamenii merg la clienți, la furnizori, pe șantiere sau în delegație cu mașina proprie. Fără reguli scrise, decontul ajunge să fie „un plin pe lună”, iar la un control asta arată ca un avantaj salarial, nu ca o cheltuială de deplasare. Codul muncii (art. 44) dă salariatului delegat dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare și la o indemnizație de delegare. Acordul stabilește cum se calculează transportul când se face cu mașina proprie.
Cum se calculează carburantul
Formula din model: kilometri în interes de serviciu × normă de consum × prețul de pe bon. Pentru normă ai două variante. Prima e norma proprie, stabilită după datele tehnice ale mașinii. A doua e nivelul de 7,5 litri la 100 km pe distanța cea mai scurtă, pe care HG nr. 714/2018 îl stabilește pentru personalul instituțiilor publice, cu aprobarea conducătorului. Firmele private nu sunt obligate să îl aplice, dar îl pot prelua ca regulă internă. Kilometrii se iau din foaia de parcurs, cu indexul de bord și scopul fiecărui drum, sau din ordinul de deplasare pentru delegații. Suma se cere cu decontul de cheltuieli, cu bonurile atașate.
Tratamentul fiscal pentru salariat
Art. 76 alin. (4) lit. h) din Codul fiscal scutește de impozit sumele primite pentru acoperirea cheltuielilor de transport și cazare pe durata delegării și detașării, deci carburantul decontat pentru o delegație nu e venit impozabil. Indemnizația de delegare e neimpozabilă în limita plafonului de la art. 76 alin. (2) lit. k): de 2,5 ori nivelul legal pentru instituțiile publice, în prezent 23 de lei pe zi (Ordinul MF nr. 1235/2023), adică 57,50 lei pe zi, și cel mult 3 salarii de bază lunare. Pentru administratori și directori cu contract de mandat, Codul fiscal are o regulă asemănătoare, la alin. (2) lit. m) și alin. (4) lit. j), cu plafonul calculat la 3 remunerații lunare. Riscul apare când decontul nu se leagă de deplasări dovedite (sume fixe lunare, bonuri fără foaie de parcurs): atunci ANAF îl poate trata ca avantaj de natură salarială, cu impozit și contribuții.
Deductibilitatea pentru firmă
Limitarea la 50% de la art. 25 alin. (3) lit. l) și art. 298 din Codul fiscal privește vehiculele pe care firma le folosește (în proprietate, leasing, închiriere sau comodat). Când firma doar decontează carburantul pentru o deplasare a salariatului cu mașina lui, cheltuiala se tratează ca cheltuială de deplasare. Un răspuns ANAF citat de presa de specialitate o consideră deductibilă la calculul profitului. Pentru TVA din bonuri, opiniile nu sunt unitare, așa că discută cu contabilul înainte să o deduci. Bonul trebuie să aibă codul fiscal al firmei.
Acord sau comodat
Dacă firma vrea să plătească și reviziile, anvelopele sau asigurările, acordul nu mai ajunge. Atunci mașina intră în folosința firmei printr-un contract de comodat auto, iar cheltuielile urmează regimul vehiculelor firmei: 50% sau 100% deductibil, după regimul de utilizare stabilit prin decizia de utilizare a autoturismului. Polițele RCA și CASCO pe numele proprietarului persoană fizică rămân, oricum, nedeductibile pentru firmă.
Greșeli frecvente
Decontarea drumului de acasă la birou ca deplasare de serviciu. Bonuri fiscale fără codul firmei sau din zile în care nu a existat nicio deplasare. Lipsa aprobării prealabile. Norma de consum trecută „din ochi”, diferită de la o lună la alta. Și uzura sau reparațiile decontate fără comodat, deci fără nicio bază.
Exemplu completat
Întrebări frecvente
Pot deconta benzina pentru mașina personală folosită în interes de serviciu?
Da, pentru deplasările de serviciu dovedite cu ordin de deplasare sau foaie de parcurs, pe baza normei de consum și a bonurilor fiscale cu codul firmei.
E impozabilă pentru salariat suma decontată pentru carburant?
Nu, dacă acoperă transportul într-o delegație (art. 76 alin. (4) lit. h) din Codul fiscal). Sumele fixe, fără legătură cu deplasări reale, pot fi tratate ca avantaj salarial.
Se aplică limita de 50% la mașina personală a salariatului?
Limita privește vehiculele folosite de firmă. Decontarea carburantului pentru o deplasare a salariatului cu mașina lui se tratează ca cheltuială de deplasare. Pentru TVA cere și opinia contabilului.
Cât e indemnizația de delegare neimpozabilă în 2026?
Până la 57,50 lei pe zi, adică de 2,5 ori nivelul de 23 de lei al instituțiilor publice, și cel mult 3 salarii de bază pe lună.
Ce diferență e între acord și comodat?
Prin acord mașina rămâne în folosința salariatului, iar firma decontează doar carburantul. Prin comodat firma preia mașina în folosință și poate suporta cheltuielile ei, după regulile vehiculelor firmei.
Kilometrajul real înregistrat la RAR și reparațiile după avarii grave. Comanzi cu seria de șasiu, 89 de lei, pe email în circa 10 minute.
Vezi istoricul mașinii la RAR →Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.