Acte necesare la angajare în 2026: lista completă

La angajare, documentele vin din două direcții: ce aduce candidatul ca să dovedească cine e și ce știe, și ce pregătește angajatorul ca angajarea să fie legală. Lista de mai jos le cuprinde pe amândouă, cu ce cere legea, ce nu are voie să ceară angajatorul și ce semnezi înainte de prima zi. E valabilă pentru angajarea cu contract individual de muncă în sectorul privat; la instituțiile publice se adaugă actele cerute la concurs.

Lista actelor necesare la angajare

• actul de identitate, din care angajatorul preia datele pentru contract și pentru REGES-ONLINE;
• diplomele și certificatele care dovedesc studiile și calificarea cerute pentru post;
• dovada vechimii, dacă are importanță pentru salariu sau pentru post: carnetul de muncă pentru perioadele de până în 2011, adeverința de vechime și extrasul din REGES-ONLINE pentru cele de după (detalii în ghidul despre vechimea în muncă);
• fișa de aptitudine de la medicina muncii, obținută în urma examenului medical la angajare;
• actele pentru deducerea personală, dacă ai persoane în întreținere;
• cazierul judiciar și certificatul de integritate comportamentală, doar pentru posturile la care legea le cere;
• contul bancar în care vrei salariul.

Unii angajatori cer și o cerere de angajare scrisă. Nu e cerută de lege în privat, dar e o practică veche și nu te costă nimic.

Ce poate și ce nu poate cere angajatorul

Codul muncii, la articolul 29, spune că, înainte de contract, angajatorul verifică aptitudinile profesionale și personale ale candidatului, iar informațiile cerute, sub orice formă, nu pot avea alt scop decât acela de a aprecia capacitatea de a ocupa postul respectiv și aptitudinile profesionale. Tot acolo scrie că angajatorul poate cere informații de la foștii angajatori, dar numai despre activitățile îndeplinite și durata angajării și numai după ce te-a anunțat.

În practică, asta înseamnă că nu ai de răspuns la întrebări despre starea civilă, planurile de a avea copii, religie, orientarea politică sau situația financiară, pentru că niciuna nu spune ceva despre capacitatea de a face treaba. Codul muncii interzice expres cererea testelor de graviditate la angajare.

Fișa de aptitudine de la medicina muncii

O persoană poate fi angajată numai pe baza unui certificat medical care constată că e aptă pentru munca respectivă, iar contractul încheiat fără el e lovit de nulitate (care se poate acoperi prin obținerea ulterioară a certificatului). În practică, documentul e fișa de aptitudine, completată de medicul de medicina muncii după examenul la angajare, cu una dintre concluziile „apt”, „apt condiționat”, „inapt temporar” sau „inapt”.

Examenul îl organizează și îl plătește angajatorul, prin serviciul de medicina muncii cu care are contract. În sănătate, alimentație publică, educație și alte domenii stabilite prin lege se pot cere și teste medicale specifice. Din 2026, la salariații străini contractul se poate încheia înainte de certificatul medical, dar acesta trebuie obținut cel târziu până la începerea activității.

Cazierul judiciar: doar unde are legătură cu postul

Cazierul judiciar e cerut obligatoriu de lege pentru anumite posturi: în învățământ, sănătate, pază, transporturi, instituții financiare și instituții publice, printre altele. În afara lor, cererea unui cazier trebuie să aibă legătură cu postul, de pildă acces la bani, la bunuri sau la date ale clienților. Un cazier cerut pentru orice post, fără justificare, e greu de împăcat cu regula de mai sus, potrivit căreia informațiile cerute la angajare servesc doar la aprecierea capacității de a ocupa postul. Detalii despre document, valabilitate și ce scrie în el sunt pe pagina cazierului judiciar pentru angajare.

Certificatul de integritate comportamentală, pentru lucrul cu copii

Pentru posturile care presupun contact direct cu copii (școli, grădinițe, after-school, cluburi sportive, tabere, servicii de îngrijire) angajatorul trebuie să ceară certificatul de integritate comportamentală. E un document diferit de cazier: arată dacă persoana figurează în registrul celor condamnați pentru infracțiuni sexuale, de exploatare sau asupra minorilor. Cine are nevoie de el și cum se obține e explicat în ghidul despre certificatul de integritate comportamentală.

Actele pentru deducerea personală

Deducerea personală micșorează impozitul pe salariu și se acordă doar la funcția de bază. Pentru persoanele aflate în întreținere, angajatorul are nevoie de o declarație din partea ta și de actele care dovedesc legătura cu ele, cum e certificatul de naștere al copilului. Le pregătești cu declarația pentru acordarea deducerii personale și, pentru copii, cu cererea de deducere pentru copilul în întreținere. Efectul asupra salariului îl vezi în calculatorul de salariu brut-net.

Ce semnezi la angajare

• contractul individual de muncă, în scris, înainte de începerea activității; primești un exemplar înainte să începi lucrul;
• fișa postului, anexă la contract, cu atribuțiile tale;
• luarea la cunoștință a regulamentului intern, care dovedește că ai primit regulile firmei;
• informarea privind prelucrarea datelor personale, cu confirmarea de primire;
• fișa de instruire în securitatea și sănătatea în muncă, semnată după instruirea de la angajare.

Înainte de semnare, angajatorul trebuie să îți comunice în scris elementele esențiale ale contractului: locul muncii, funcția, salariul, programul, durata concediului, perioada de probă. Citește-le înainte de prima zi, nu după.

REGES-ONLINE: înregistrarea cel târziu în ziua anterioară

Angajatorul transmite contractul în REGES-ONLINE cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Dacă începi lucrul și contractul nu e în registru, ești, din punct de vedere legal, la negru, iar amenzile pentru angajator sunt mari. Din contul tău REGES-ONLINE poți verifica singur dacă ai fost înregistrat. Persoana care transmite datele e numită printr-o decizie de desemnare pentru REGES-ONLINE, iar angajarea se formalizează intern prin decizia de angajare.

Dosarul de personal

Copiile actelor de mai sus, contractul, fișa postului și confirmările semnate formează dosarul de personal, pe care angajatorul îl păstrează pe toată durata contractului și după încetarea lui. Un opis de documente la începutul dosarului arată ce s-a primit, în ce formă (original sau copie) și când, ceea ce scutește de discuții la un control al inspecției muncii.

Întrebări frecvente

Ce acte îmi trebuie pentru angajare în 2026?

Actul de identitate, diplomele și certificatele de calificare, dovada vechimii dacă e relevantă, fișa de aptitudine de la medicina muncii, actele pentru deducerea personală dacă ai persoane în întreținere și, doar pentru anumite posturi, cazierul judiciar sau certificatul de integritate comportamentală.

Poate angajatorul să îmi ceară test de sarcină?

Nu. Codul muncii interzice expres solicitarea testelor de graviditate la angajare.

Cine plătește examenul de medicina muncii?

Angajatorul, prin serviciul de medicina muncii cu care are contract. Fără fișa de aptitudine, contractul de muncă e lovit de nulitate.

Angajatorul îmi poate cere cazierul judiciar?

Da, pentru posturile la care legea îl cere și pentru cele la care are legătură directă cu activitatea, de pildă acces la bani sau la bunuri. Pentru posturile cu copii se cere separat certificatul de integritate comportamentală.

Când trebuie să fiu înregistrat în REGES-ONLINE?

Cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Poți verifica singur, din contul tău REGES-ONLINE.

Ce trebuie să semnez în prima zi?

Contractul individual de muncă (dacă nu l-ai semnat deja), fișa postului, luarea la cunoștință a regulamentului intern, informarea privind datele personale și fișa de instruire SSM.

Alte ghiduri utile