Proces-verbal: ce este, cum se scrie și modele pe tipuri

Procesul-verbal e documentul în care cineva consemnează în scris, la un moment dat, un fapt la care a participat sau pe care l-a constatat: o predare de bunuri, starea unei locuințe, rezultatul unei inventarieri, o ședință, o pagubă. Nu creează singur obligații, cum face un contract, ci fixează ce s-a întâmplat, când și în fața cui. Tocmai de aceea e prima probă la care se ajunge într-o neînțelegere. Mai jos găsești ce trebuie să conțină, cum se scrie corect și modelele pe tipuri.

Ce este un proces-verbal

Un act scris în care una sau mai multe persoane consemnează un fapt, o situație sau o discuție, cu data, locul și semnăturile celor prezenți. Între particulari, procesul-verbal e un înscris sub semnătură privată: are valoare de probă pentru că l-au semnat părțile, nu pentru că l-a ștampilat o autoritate. În firme, multe procese-verbale sunt și documente justificative pentru contabilitate, de pildă la inventariere, casare sau predarea gestiunii.

Proces-verbal sau proces verbal?

Forma corectă e proces-verbal, cu cratimă, iar pluralul e procese-verbale. La articulare se scrie procesul-verbal, procesele-verbale. Varianta fără cratimă, „proces verbal”, e greșită, chiar dacă o vezi des în formulare și în căutări.

Structura obligatorie a unui proces-verbal

• titlul, cu tipul documentului (de predare-primire, de constatare, de inventariere);
• numărul, data și locul încheierii, iar la constatări și ora;
• participanții: nume, act de identitate, calitatea fiecăruia și, pentru firme, pe cine reprezintă și în baza a ce;
• temeiul: contractul, decizia sau situația care a dus la încheierea actului;
• conținutul propriu-zis: bunurile predate, constatările punct cu punct, cu cantități, serii, stare, citiri de contoare, fotografii anexate;
• obiecțiile fiecărei părți, dacă există, sau mențiunea că nu sunt;
• numărul de exemplare și cui i se înmânează fiecare;
• semnăturile tuturor participanților, pe fiecare pagină dacă documentul are mai multe.

Un proces-verbal fără dată sau fără semnătura celeilalte părți e o notă personală, nu o probă. Dacă cineva refuză să semneze, menționează refuzul în document și, dacă se poate, cere semnătura unui martor.

Procese-verbale de predare-primire

Sunt cele mai frecvente: dovedesc că un bun a trecut de la o persoană la alta și în ce stare. Modelele noastre:

• proces-verbal de predare-primire bunuri;
• proces-verbal de predare-primire auto;
• proces-verbal de predare a mașinii de serviciu către angajat;
• proces-verbal de predare-primire a locuinței;
• proces-verbal de predare-primire a spațiului comercial;
• proces-verbal de predare-primire a terenului;
• proces-verbal de predare-primire bani;
• proces-verbal de predare-primire a gestiunii;
• proces-verbal de predare-primire a documentelor contabile.

Procese-verbale de constatare

Fixează o situație de fapt, de obicei o problemă: marfă deteriorată, o lucrare cu defecte, o pagubă.

• proces-verbal de constatare, pentru defecțiuni, pagube sau livrări neconforme;
• proces-verbal de constatare a daunelor auto;
• proces-verbal de recepție a lucrărilor, la finalul unei lucrări de construcții sau amenajare.

Procese-verbale pentru firmă și contabilitate

• proces-verbal de inventariere;
• proces-verbal de casare a mijloacelor fixe;
• proces-verbal de scoatere din uz;
• proces-verbal de punere în funcțiune;
• proces-verbal de compensare a datoriilor reciproce;
• proces-verbal al ședinței AGA, pentru adunarea asociaților unui SRL;
• proces-verbal de cercetare disciplinară, în relația cu salariații.

Procesul-verbal de contravenție nu îl scrii tu

Procesul-verbal de constatare și sancționare a contravenției îl întocmește agentul constatator: polițistul, inspectorul de la ITM, ANPC sau primărie. Regulile lui sunt în Ordonanța Guvernului 2/2001, iar dacă nu ești de acord cu el, îl contești în instanță, în 15 zile de la comunicare, printr-o plângere contravențională. Modelele de mai sus sunt altceva: acte încheiate între particulari sau în interiorul unei firme.

Cine semnează și câte exemplare se fac

Semnează toți cei care au participat și ale căror declarații apar în document. Se fac atâtea exemplare câte părți sunt, plus unul pentru contabilitate când actul privește bunurile unei firme. Fiecare parte păstrează un original. La firme, cel care semnează trebuie să aibă dreptul să o reprezinte, iar dacă nu e administratorul, e bine să existe o împuternicire scrisă.

Greșeli frecvente

Descrieri generale („bunurile s-au predat în stare bună”) în loc de liste cu cantități, serii și stare. Procesul-verbal încheiat la câteva zile după fapt, când nimeni nu mai poate verifica. Lipsa fotografiilor la constatări. Un singur exemplar, care rămâne la partea care a avut interes să îl redacteze. Și ștersăturile nesemnate: orice corectură se semnează de toate părțile, altfel poate fi contestată.

Întrebări frecvente

Cum se scrie corect, proces-verbal sau proces verbal?

Proces-verbal, cu cratimă. Pluralul e procese-verbale, iar forma articulată e procesul-verbal.

Ce trebuie să conțină un proces-verbal?

Titlul, numărul, data și locul, participanții cu calitatea lor, temeiul, conținutul constatărilor sau al predării, obiecțiile, numărul de exemplare și semnăturile tuturor participanților.

Are valoare juridică un proces-verbal încheiat între persoane fizice?

Da, ca înscris sub semnătură privată. Puterea lui de probă vine din semnăturile părților, nu dintr-o ștampilă sau dintr-o legalizare.

Ce fac dacă cealaltă parte refuză să semneze?

Menționezi refuzul în procesul-verbal, cu data și ora, și ceri, dacă se poate, semnătura unui martor. Fotografiile anexate întăresc documentul.

Câte exemplare se fac?

Câte unul pentru fiecare parte, iar când actul privește bunurile unei firme, de regulă încă unul pentru contabilitate. Fiecare exemplar se semnează în original.

Procesul-verbal de contravenție se contestă?

Da, prin plângere contravențională la judecătorie, în 15 zile de la comunicare. Acest proces-verbal îl întocmește agentul constatator, nu părțile.

Alte ghiduri utile