- Obiectul propunerii, situația actuală și de ce e nevoie de cheltuială acum
- Tabel cu variantele analizate: furnizor, cost estimat, termen, avantaje și dezavantaje
- Costul total cu și fără TVA, sursa de finanțare, efectele așteptate și aprobarea conducerii
- 2 pagini, Word + PDF. Îl descarci pe loc și îl primești pe email, cu factură
Plătești cu cardul, Apple Pay sau Google Pay, prin NETOPIA Payments.
Nota de fundamentare e documentul intern prin care cineva din firmă explică conducerii de ce trebuie făcută o cheltuială și cere aprobarea ei: un utilaj nou, o mașină, un soft, un punct de lucru, o renovare, un contract de servicii. Spre deosebire de referatul de necesitate, care spune doar „avem nevoie de X”, nota de fundamentare argumentează: ce problemă rezolvă, ce variante au fost comparate, cât costă în total, din ce bani se plătește și ce aduce înapoi. Modelul de aici e scris pentru firme private (S.R.L., S.A., PFA cu angajați), cu o secțiune finală pentru avize și aprobare.
Când îți trebuie
Ori de câte ori o cheltuială depășește ce poate decide singur șeful de compartiment sau administratorul. Multe acte constitutive limitează competența administratorului la o anumită sumă; peste ea, decizia se ia prin hotărârea asociaților, iar nota de fundamentare e materialul pe baza căruia se votează. O cer și băncile la creditele de investiții, finanțatorii la fonduri nerambursabile și auditorii, când verifică dacă o achiziție mare a fost justificată înainte, nu după.
Ce trebuie să conțină
Obiectul propunerii, scris concret: nu „echipamente IT”, ci „3 laptopuri pentru echipa de vânzări, înlocuind modelele din 2018”. Situația actuală și necesitatea, cu cifre: câte ore se pierd, ce comenzi se refuză, ce amendă riscă firma. Variantele analizate, cel puțin două sau trei oferte, cu preț, termen și avantaje, într-un tabel. Costul total, nu doar prețul de achiziție: transport, montaj, instruire, consumabile, service anual. Sursa de finanțare și încadrarea în buget. Efectele așteptate și perioada de recuperare. Riscurile. Și, la final, propunerea clară: varianta aleasă, furnizorul, suma, modul de contractare.
Cum calculezi costul total și recuperarea
Pune în același tabel costul de achiziție și costurile de exploatare pe toată durata de folosire. Un utilaj de 80.000 de lei cu service de 6.000 de lei pe an poate ieși mai scump în 5 ani decât unul de 95.000 de lei cu service inclus. Pentru recuperare, împarte investiția la economia sau profitul suplimentar lunar: 80.000 de lei la 4.000 de lei pe lună înseamnă 20 de luni. Nu uita TVA: dacă firma e plătitoare, cota standard de 21% se deduce și nu e cost; dacă nu e plătitoare, TVA intră în costul investiției.
Sursa de finanțare
Scrie exact de unde vin banii: disponibil din contul curent, linie de credit, credit de investiții (banca, dobânda, perioada), leasing financiar sau operațional, program de finanțare nerambursabilă, aport al asociaților sau împrumut de la asociat. Dacă suma nu e prinsă în bugetul anului, spune din ce linie se taie sau cere rectificarea bugetului. O notă care nu spune de unde vin banii se întoarce la autor.
Nota de fundamentare la instituții publice
La autoritățile și instituțiile publice, documentul de pornire al unei achiziții e referatul de necesitate, iar achiziția directă e permisă de art. 7 din Legea 98/2016 până la 270.120 de lei fără TVA pentru produse și servicii și 900.400 de lei fără TVA pentru lucrări (praguri stabilite prin Legea 208/2022). Multe instituții cer, prin procedurile interne, și o notă de fundamentare sau o notă justificativă pentru valoarea estimată și alegerea modului de achiziție. Pentru obiectivele de investiții din bani publici, HG 907/2016 cere o notă conceptuală și o temă de proiectare înainte de studiul de fezabilitate. Modelul nostru poate fi folosit ca bază și acolo, dar verifică formularul propriu al instituției.
Greșeli frecvente
O singură ofertă, de la furnizorul deja ales. Prețul fără costurile de exploatare. Lipsa variantei „nu facem nimic” și a costului ei. Beneficii descrise în adjective, fără cifre. Nota scrisă după ce comanda a fost deja dată, ca să acopere o decizie luată. Și semnături lipsă: nota are valoare când cineva și-a asumat-o și cineva a aprobat-o, cu dată.
Ce urmează după aprobare
Comanda fermă sau contractul cu furnizorul, verificat în prealabil, apoi recepția bunurilor și înregistrarea lor în contabilitate (pentru mijloace fixe, fișa mijlocului fix). Nota se păstrează la dosarul achiziției împreună cu ofertele și referatul de necesitate care a declanșat-o.
Exemplu completat
Întrebări frecvente
Care e diferența dintre referatul de necesitate și nota de fundamentare?
Referatul de necesitate semnalează nevoia și cere achiziția. Nota de fundamentare argumentează decizia: variante comparate, cost total, sursă de finanțare, efecte și riscuri. În firmele mici, deseori se face una singură.
Cine o semnează?
Cel care o întocmește (șeful compartimentului), cei care avizează (financiar, tehnic) și cel care aprobă: administratorul sau, peste limita lui de competență din actul constitutiv, asociații prin hotărâre.
Câte oferte trebuie să compar?
Legea nu impune un număr pentru firmele private. Practica sănătoasă e de cel puțin două sau trei oferte comparabile, cu aceleași specificații, ca să poți justifica alegerea.
E obligatorie nota de fundamentare la o firmă privată?
Nu, nicio lege nu o cere. O cer însă actul constitutiv sau procedurile interne, băncile la credite de investiții și finanțatorii la fonduri nerambursabile.
Ce praguri are achiziția directă la instituții publice?
Potrivit art. 7 din Legea 98/2016, 270.120 de lei fără TVA pentru produse și servicii și 900.400 de lei fără TVA pentru lucrări. Sub ele se cumpără direct, pe bază de referat de necesitate, de regulă prin catalogul SEAP.
Înainte să propui un furnizor în nota de fundamentare, vezi raportul despre firma lui: datorii, litigii, bilanț, verdict în 60 de secunde, 39 de lei.
Verifică furnizorul →Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.