- Word + PDF: îl completezi pe calculator sau îl tipărești și îl scrii de mână
- Îl descarci imediat după plată și îl primești și pe email
- Factură pe email, pe persoană fizică sau pe firmă
Plătești cu cardul, Apple Pay sau Google Pay, prin NETOPIA Payments.
Fișa de post generală plus fișele pentru 12 posturi de birou, comerț și restaurant, fiecare cu codul COR și atribuțiile ei, gata de adaptat pentru toată echipa. Separat ar costa 91 de lei.
- fișă de post
- fișă de post vânzător
- fișă de post casier
- fișă de post șofer
- fișă de post contabil
- fișă de post agent de vânzări
- fișă de post muncitor necalificat
- fișa postului ospătar
- fișa postului bucătar
- fișa postului agent de curățenie
- fișa postului secretară / asistent manager (acesta)
- fișa postului director general / manager
- fișa postului operator introducere date
Fișa postului de secretară, asistent manager sau office manager descrie postul prin care trec documentele, telefoanele, agenda conducerii și aprovizionarea biroului. Pentru că sarcinile se adună pe parcurs, e postul la care fișa se învechește cel mai repede. Modelul are 16 atribuții concrete, cu registratură, minute de ședință, evidența termenelor contractelor, arhivă și ștampilă.
Secretară, asistent manager sau office manager: codul COR
COR face diferența între ele. 412001 e „secretară”, în grupa 4120 Secretari, potrivit pentru munca de secretariat curent. În grupa 3343 Secretari executivi în domeniul administrativ sunt 334303 „asistent manager”, 334302 „secretar asistent director” și 334301 „secretar administrativ”, pentru posturile cu sarcini de organizare și de sprijin direct al conducerii. „Office manager” e o denumire folosită pe piață, nu o ocupație distinctă în lista consultată; pentru el alegi codul care descrie ce face efectiv omul, din clasificarea în vigoare, iar dacă e un post de coordonare a biroului verifică grupa 3341 Coordonatori de birou. Modelul are un câmp liber pentru asta.
Cerințe pentru ocuparea postului
Pentru secretară, de regulă bacalaureat; pentru asistent manager, studii superioare sau cursul de specialitate. Treci și ce folosește omul în fiecare zi: editor de text, foi de calcul, email și calendar, eventual o limbă străină. Fișa de aptitudine de la medicina muncii trebuie să includă examenul oftalmologic, pentru că postul presupune lucru la monitor, situație în care HG nr. 1028/2006 cere supraveghere medicală a vederii.
Atribuțiile care fac diferența
Registrul de intrare-ieșire e coloana vertebrală a postului: fără număr și dată pe fiecare document, nu poți dovedi când a sosit o notificare sau când ai trimis un răspuns. Evidența termenelor de contracte, autorizații și polițe de asigurare scutește firma de reînnoiri ratate. Dosarele pentru bănci și licitații cer documente la zi, de obicei un certificat constatator recent. Ștampila și registrele încredințate se folosesc numai cu acordul conducerii, iar asta trebuie scris.
Atribuțiile de suport pentru personal (cereri de concediu, pontaje, adeverințe) sunt frecvente la firmele mici, dar nu fac din secretară un inspector de resurse umane. Dacă omul ține efectiv dosarele de personal și transmite în REGES-ONLINE, treci asta explicit și verifică dacă ți se potrivește alt cod COR.
Confidențialitate și protecția datelor
Secretara vede corespondența conducerii, datele salariaților și ale clienților. Fișa interzice transmiterea lor fără aprobare și se leagă de informarea GDPR a salariaților. Dacă vrei o obligație de confidențialitate care să continue și după încetarea contractului, ea se pune în contract sau într-un acord de confidențialitate, nu în fișă.
Lucrul la calculator și securitatea muncii
Riscurile postului sunt oboseala vizuală, durerile de spate și de încheieturi, prizele supraîncărcate și stresul. HG nr. 1028/2006 privind lucrul cu echipamente cu ecran de vizualizare cere pauze sau schimbarea activității și examen oftalmologic. Fișa le preia ca obligații ale salariatului, iar instruirea o consemnezi în fișa de instruire SSM.
Greșeli frecvente
Fișa de secretară folosită pentru asistent manager, cu același cod COR, deși omul negociază cu furnizorii și gestionează bugetul biroului. Sarcini adăugate verbal ani la rând, de la curierat la achiziții, fără fișă nouă. Și lipsa unei limite de buget: dacă aprovizionarea e atribuția ei, treci suma lunară până la care poate cumpăra fără aprobare.
Cum o completezi
Alegi denumirea și codul COR, completezi studiile, limba străină și superiorul direct, apoi termenele din atribuții (în câte zile se trimite minuta, cu câte zile înainte anunță expirarea unui contract) și bugetul lunar. Semnezi fișa odată cu contractul de muncă, iar salariata confirmă că a primit un exemplar. Pentru alte posturi ai modelul general de fișă de post. Îl primești în Word și PDF.
Exemplu completat
Întrebări frecvente
Ce cod COR are secretara?
Secretară are codul 412001. Asistent manager are 334303, iar secretar asistent director 334302.
Ce cod COR are office managerul?
„Office manager” e o denumire de piață, nu o ocupație distinctă în lista consultată. Alegi codul care corespunde atribuțiilor reale din clasificarea în vigoare; pentru coordonarea biroului, verifică grupa 3341 Coordonatori de birou.
Ce diferență e între secretară și asistent manager?
Secretara face secretariatul curent: registratură, telefon, corespondență. Asistentul managerului organizează agenda și ședințele, pregătește dosare și coordonează furnizori, cu un nivel mai mare de autonomie.
Secretara trebuie să facă examen oftalmologic?
Da, dacă lucrează la calculator o parte semnificativă din program. HG nr. 1028/2006 cere examinarea vederii la angajare și periodic pentru lucrul la ecran.
Pot trece în fișă sarcini de resurse umane?
Poți trece sarcini de sprijin (colectarea cererilor, pontaje). Dacă omul ține efectiv evidența personalului, treci explicit atribuția și verifică dacă nu ți se potrivește alt post.
Pregătești dosare pentru bănci sau licitații? Certificatul constatator al firmei ajunge pe email în circa 10 minute, semnat electronic.
Comandă certificatul constatator →Modelele de pe acest site au caracter informativ. Le-am întocmit cu grijă, după legislația în vigoare la data publicării, dar nu reprezintă consultanță juridică și nu pot acoperi orice situație: verifică dacă modelul se potrivește cazului tău și adaptează-l unde e nevoie înainte de a-l folosi. Acte-rapide.ro nu își asumă răspunderea pentru consecințele utilizării modelelor; pentru situații complexe sau cu miză mare, cere sfatul unui avocat sau al consultantului tău.